15 công cụ quản trị dự án SEO [CHUYÊN NGHIỆP & Hiệu quả]

Công cụ quản trị dự án SEO là các phần mềm hoặc nền tảng giúp quản lý, giám sát và tối ưu hóa các dự án SEO, đảm bảo hoạt động SEO diễn ra hiệu quả, theo dõi tiến độ và cải thiện thứ hạng trang web trên công cụ tìm kiếm. Trong bài viết này, SEONGON sẽ giới thiệu 15 công cụ hữu ích giúp bạn quản lý dự án SEO chuyên nghiệp, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất.

1. Asana

Asana là một trong những công cụ quản lý dự án SEO hiệu quả, giúp người làm SEO theo dõi tiến độ, phân bổ nhiệm vụ và tối ưu quy trình làm việc hiệu quả hơn. Với giao diện trực quan và khả năng tùy chỉnh linh hoạt, Asana giúp bạn tổ chức công việc SEO một cách hệ thống, tránh tình trạng bỏ sót nhiệm vụ quan trọng.

Tính năng của Asana

• Quản lý công việc theo từng giai đoạn: Dễ dàng chia nhỏ chiến dịch SEO thành các nhiệm vụ cụ thể như nghiên cứu từ khóa, sáng tạo nội dung, tối ưu on-page, xây dựng liên kết. Bên cạnh đó Board View (Kanban) giúp bạn theo dõi tiến độ từng giai đoạn trực quan.
• Tùy chỉnh thông tin, nhiệm vụ: Tính năng Custom Fields hỗ trợ quản lý từ khóa mục tiêu, lượng tìm kiếm, độ ưu tiên nhiệm vụ.
• Tự động hóa công việc: Automation Rules giúp giảm tác vụ thủ công, tự động gán nhiệm vụ khi hoàn thành công việc trước đó kết hợp cùng Forms hỗ trợ thu thập thông tin SEO từ khách hàng hoặc thành viên nhóm.
• Báo cáo trực quan: Dashboard và biểu đồ theo dõi tiến độ dự án theo thời gian thực. Phân tích hiệu suất từng nhiệm vụ để tối ưu chiến lược SEO.

Hạn chế của Asana khi quản lý SEO

• Không có tính năng theo dõi thời gian, gây khó khăn trong việc đo lường thời gian thực hiện từng nhiệm vụ.
• Giao diện ban đầu có thể gây khó khăn cho người mới.
• Không phù hợp với nhóm nhỏ, do nhiều tính năng nâng cao có thể gây quá tải.

Chi phí của Asana

Asana cung cấp các phiên bản miễn phí và trả phí. Bản miễn phí cho phép bạn làm việc trong nhóm nhỏ với khoảng 10 người cùng các tính năng cơ bản, trong khi bản trả phí có giá từ 10.99 USD – 24.99 USD.

2. Monday.com

Để triển khai một dự án SEO hiệu quả, việc quản lý quy trình, phân công công việc và theo dõi tiến độ là vô cùng quan trọng. Monday.com là một trong những công cụ hỗ trợ quản trị dự án SEO toàn diện, giúp tối ưu quy trình làm việc với giao diện trực quan, khả năng tùy chỉnh linh hoạt và tự động hóa mạnh mẽ.

Tính năng của Monday.com

Những thế mạnh vượt trội của Monday.com trong quản lý dự án SEO

• Giao diện trực quan, dễ tùy chỉnh: Hỗ trợ nhiều chế độ xem (Kanban, Gantt chart, lịch, biểu đồ) và cho phép tùy chỉnh cột dữ liệu theo từng giai đoạn SEO. Công cụ còn có hệ thống đánh dấu màu sắc giúp xác định mức độ ưu tiên.
• Hỗ trợ template sẵn có cho SEO: Monday.com có sẵn mẫu cho SEO Audit, Keyword Tracking, Content Calendar giúp bạn tiết kiệm thời gian thiết lập và triển khai dự án.
• Tự động hóa quy trình SEO: Cập nhật trạng thái task tự động. Gửi thông báo deadline, nhiệm vụ mới và hỗ trợ bạn tạo báo cáo tự động về lỗi kỹ thuật, backlink bị mất.
• Quản lý workflow SEO hiệu quả: Phân chia dự án SEO thành các giai đoạn rõ ràng. Tính năng Timeline, Progress Tracker giúp theo dõi tiến độ.
• Hỗ trợ giao tiếp và cộng tác nhóm: Bình luận trực tiếp trên task, chia sẻ tài liệu không cần email. Thông báo real-time giúp team cập nhật thông tin nhanh chóng. Không chỉ vậy công cụ còn tích hợp cả email và chat nội bộ.

Hạn chế của Monday.com

• Cần thời gian làm quen: Nhiều tính năng mạnh mẽ nhưng cần thời gian để thiết lập và làm chủ.
• Chậm khi xử lý dự án lớn: Có thể bị chậm khi quản lý nhiều URL, từ khóa, backlink.
• Chi phí cao khi mời khách hàng tham gia: Cần mua thêm giấy phép nếu muốn thêm đối tác bên ngoài vào hệ thống.

Chi phí sử dụng Monday.com

Monday.com cung cấp các gói dịch vụ có giá từ 9 – 19 USD cùng nhiều tính năng từ cơ bản đến nâng cao, đáp ứng nhiều mục đích công việc của bạn.

3. GanttPro

GanttPro là một công cụ quản lý dự án tối ưu, giúp đội ngũ SEO kiểm soát tiến độ, phân bổ nhiệm vụ hiệu quả và đảm bảo mọi hạng mục diễn ra đúng kế hoạch. Nhưng liệu đây có phải là lựa chọn tối ưu nhất cho quản trị dự án SEO? Cùng khám phá những ưu điểm và hạn chế của GanttPro để tìm ra câu trả lời.

Tính năng GanttPro

• Trực quan hóa lộ trình SEO bằng biểu đồ Gantt: GanttPro giúp hiển thị toàn bộ quy trình SEO dưới dạng biểu đồ Gantt, dễ dàng theo dõi tiến độ từng giai đoạn. Tính năng này đặc biệt hữu ích khi quản lý các dự án phức tạp, đảm bảo không bỏ sót các bước quan trọng như chuyển hướng 301, cập nhật liên kết nội bộ, kiểm tra index.
• Điều chỉnh kế hoạch linh hoạt, thao tác kéo-thả tiện lợi Cho phép dễ dàng thay đổi thời gian, thiết lập phụ thuộc giữa các nhiệm vụ. Ví dụ: “Tối ưu nội dung” sau khi “Audit On-page” hoàn tất hay “Xây dựng liên kết” sau khi “Cập nhật nội dung bài viết.”
• Dễ sử dụng, không yêu cầu kỹ năng quản lý dự án chuyên sâu: Giao diện thân thiện, giúp người làm SEO nhanh chóng làm quen và theo dõi tiến độ mà không cần kinh nghiệm quản lý dự án.
• Tích hợp trường tùy chỉnh (Custom Fields) theo dõi chỉ số SEO: Có thể tạo trường riêng để quản lý các KPI quan trọng như: Chỉ số Audit SEO (lỗi technical, số trang 404, tốc độ tải trang,…) hay KPI SEO (organic traffic, thứ hạng từ khóa, số lượng backlink mới,… ).

Hạn chế của GanttPro khi quản lý dự án SEO

• Chưa hỗ trợ kết nối trực tiếp với Google Analytics, Google Search Console, Ahrefs, SEMrush.
• Cần sử dụng công cụ khác như Google Sheets, QuickBooks nếu muốn theo dõi ngân sách và chi phí SEO.
• Khi có sự thay đổi trong tiến độ công việc, người dùng phải nhập lại ngày hoàn thành thủ công, gây mất thời gian khi quản lý nhiều nhiệm vụ.

Chi phí

GanttPRO cung cấp các gói dịch vụ linh hoạt với mức giá phù hợp cho nhiều nhu cầu khác nhau. Cụ thể, người dùng có thể lựa chọn gói cơ bản với giá 7 USD, gói nâng cao với giá 10 USD, hoặc gói cao cấp với đầy đủ tính năng mở rộng với giá 17 USD. Mỗi gói đều được thiết kế để hỗ trợ quản lý dự án hiệu quả, giúp cá nhân và doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình làm việc.

4. Trello

Trello là một nền tảng quản lý dự án đơn giản nhưng hiệu quả, giúp đội ngũ SEO tổ chức công việc theo mô hình Kanban Board. Công cụ này đặc biệt phù hợp để quản lý quy trình tối ưu hóa nội dung, xây dựng liên kết và theo dõi tiến độ SEO theo từng giai đoạn. Với giao diện kéo thả trực quan, Trello giúp bạn dễ dàng kiểm soát công việc và đảm bảo mọi nhiệm vụ luôn được thực hiện đúng tiến độ.

Tính năng của Trello

• Quản lý theo giao diện Kanban trực quan, dễ sử dụng: Trello sử dụng hệ thống kéo thả, giúp di chuyển các thẻ (cards) dễ dàng qua các cột để theo dõi tiến trình dự án. Giao diện này giúp đội ngũ SEO có cái nhìn tổng quan về dự án, dễ dàng theo dõi và điều chỉnh khi cần thiết.
• Tùy chỉnh mạnh mẽ với Power-ups: Trello hỗ trợ nhiều tiện ích mở rộng (Power-ups) giúp tối ưu quy trình SEO như Calendar – quản lý lịch xuất bản nội dung; Google Drive/Dropbox – liên kết tài liệu SEO và báo cáo trực tiếp trên Trello; Butler Automation – tự động hóa các thao tác lặp lại, tiết kiệm thời gian xử lý công việc.
• Phù hợp với mọi quy mô dự án SEO: Trello linh hoạt cho cả dự án SEO nhỏ lẻ lẫn chiến dịch SEO phức tạp. Bạn có thể sử dụng gói miễn phí nếu như đang vận hành nhóm nhỏ hoặc chọn gói trả phí với các tính năng nâng cao và mạnh về tự động hóa, phù hợp với doanh nghiệp có nhu cầu mở rộng quy trình SEO.

Hạn chế của Trello khi quản lý dự án SEO

• Giao diện Kanban khá khó để sử dụng: Nếu đội nhóm chưa quen với Kanban, việc theo dõi công việc trên Trello có thể trở nên khó khăn. Ngoài ra, Trello không hỗ trợ chế độ xem danh sách (List view) hoặc sơ đồ Gantt để theo dõi các mối quan hệ giữa các nhiệm vụ.
• Trello đặt giới hạn dung lượng tệp tải lên: Điều này có thể gây khó khăn khi quản lý tài liệu SEO lớn. Nếu bạn dùng gói miễn phí thì chỉ có dung lượng tối đa 10MB/tệp. Còn khi sử dụng gói trả phí thì sẽ bị giới hạn ở mức 250MB/tệp và các tính năng quản trị dự án từ cơ bản đến nâng cao.
• Trello không có chế độ hiển thị timeline: Việc không có timeline khiến Trello khó để thể hiện được mối quan hệ giữa các công việc, gây khó khăn khi lập kế hoạch SEO dài hạn. Nếu cần theo dõi tiến độ theo thời gian, bạn có thể kết hợp Trello với các công cụ như Asana hoặc ClickUp.

Chi phí của Trello

Trello có nhiều gói khác sản phẩm khác nhau từ miễn phí cho đến các gói trả phí. Bạn có thể lựa chọn giữa Standard, Premium và Enterprise với mức giá từ $5 đến $17.50 mỗi người dùng mỗi tháng khi thanh toán hàng năm.

5. Teamwork

Teamwork mang đến những ưu điểm riêng, đặc biệt phù hợp với các agency SEO hoặc đội nhóm xử lý nhiều dự án cùng lúc. Dưới đây là những điểm mạnh và hạn chế của Teamwork khi ứng dụng vào quản trị dự án SEO.

Tính năng của Teamwork trong quản trị dự án SEO

• Quản lý nhiều dự án SEO phức tạp: Teamwork giúp theo dõi và điều phối nhiều dự án SEO đồng thời, đặc biệt hữu ích với các agency SEO hoặc doanh nghiệp lớn.
• Chuẩn hóa quy trình SEO với template có sẵn: Một số template hữu ích giúp bạn tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính nhất quán có thể kể đến như kiểm tra SEO tổng thể (Technical, Content, Backlink); nghiên cứu từ khóa & lập kế hoạch nội dung; theo dõi hiệu suất SEO & quản lý backlink.
• Tính năng Task Repeating & Copy Task: SEO là quá trình liên tục, với nhiều nhiệm vụ lặp lại như audit hàng tháng, tối ưu nội dung hay kiểm tra backlink. Tính năng Task Repeating sẽ giúp bạn tự động hóa các công việc định kỳ, hạn chế bỏ sót. Còn Copy Task giúp sao chép và triển khai nhanh các nhiệm vụ lặp lại giữa các dự án.
• Quản lý thời gian với Time Tracking: Teamwork hỗ trợ tính năng đo lường thời gian thực hiện từng nhiệm vụ, giúp bạn đánh giá hiệu suất làm việc của team SEO, phân bổ nguồn lực hợp lý để tối ưu quy trình.
• Board View: Giao diện Kanban của Teamwork giúp team SEO dễ dàng nắm bắt trạng thái công việc qua từng giai đoạn như: Audit SEO, tối ưu nội dung & xuất bản, triển khai Onpage & Offpage SEO.

Hạn chế của Teamwork trong SEO

• Teamwork có nhiều chức năng mạnh mẽ, nhưng với người mới, điều này có thể gây khó khăn trong quá trình làm quen. Việc thiết lập workflow chuẩn ban đầu cũng đòi hỏi sự đầu tư thời gian.
• Teamwork không có chat nội bộ, đội ngũ SEO cần sử dụng công cụ bên ngoài như Slack hoặc Microsoft Teams để trao đổi nhanh.
• Chi phí của Teamwork có thể tăng nhanh khi thêm nhiều thành viên hoặc quản lý nhiều dự án.

Chi phí của công cụ

Teamwork cung cấp 3 gói dịch vụ chính với mức giá:

• 10.99 USD/tháng: Đáp ứng mục đích sử dụng cho cá nhân và nhóm nhân sự nhỏ 3 – 5 người.
• 19.99 USD/tháng: Mở rộng khả năng quản lý, hỗ trợ các nhóm lớn hơn với nhiều công cụ và tính năng mạnh mẽ.
• 54.99 USD/tháng: Cung cấp các giải pháp toàn diện với các tính năng nâng cao giúp tối ưu hóa quy trình làm việc.

6. Zoho Projects

Zoho Projects là một nền tảng đắc lực trong việc quản lý dự án, đặc biệt phù hợp với các đội ngũ SEO đang sử dụng hệ sinh thái Zoho như Zoho CRM, Zoho Analytics… Công cụ này giúp theo dõi toàn bộ quy trình SEO từ audit kỹ thuật, nghiên cứu từ khóa, tối ưu nội dung đến triển khai backlink, đảm bảo dự án được thực hiện đúng tiến độ và đạt hiệu quả tối đa.

Tính năng của Zoho Projects

• Quản lý chặt chẽ tiến độ với Gantt Chart và Milestones: Công cụ hỗ trợ biểu đồ Gantt giúp theo dõi trực quan từng giai đoạn của dự án SEO. Bên cạnh đó bạn cũng sẽ dễ kiểm soát các mốc quan trọng, đảm bảo tiến độ và hoàn thành đúng deadline của dự án với tính năng Milestones.
• Hỗ trợ SEO đa ngôn ngữ, đa vùng: Phân chia nhiệm vụ theo từng thị trường hoặc ngôn ngữ, phù hợp với chiến dịch SEO quốc tế. Dễ dàng phối hợp giữa các nhóm nội dung và bộ từ khóa tại nhiều khu vực khác nhau.
• Tối ưu giao tiếp và trao đổi thông tin trong nhóm SEO: Cung cấp tính năng chat trực tuyến và forum nội bộ, giảm thiểu việc trao đổi qua email. Cập nhật và phân công lại công việc linh hoạt theo thời gian thực.
• Theo dõi thời gian làm việc và đo lường hiệu suất: Hỗ trợ time-tracking giúp ghi lại thời gian thực hiện từng nhiệm vụ SEO, hữu ích cho các dự án tính phí theo giờ. Báo cáo chi tiết giúp đánh giá mức độ hiệu quả và tối ưu nguồn lực.
• Dễ dàng phát hiện và xử lý vấn đề: Giao diện trực quan giúp nhận diện nhanh các điểm tắc nghẽn trong dự án. Hỗ trợ điều chỉnh kế hoạch kịp thời để đảm bảo hiệu suất SEO tốt nhất.

Hạn chế của Zoho Projects

• Không linh hoạt trong việc tùy chỉnh workflow SEO theo nhu cầu đặc thù.
• Có thể gặp khó khăn khi muốn thiết lập quy trình riêng cho SEO audit, content planning hoặc link building.

Bảng giá của công cụ

• Bản miễn phí: Cho phép bạn quản lý từ 3 dự án với dung lượng lưu trữ 5GB.
• 4 USD/tháng: Không giới hạn số lượng dự án và các mẫu quản lý dự án, cùng các tính năng nâng cao giúp bạn dễ dàng quản lý và nâng cao hiệu suất.
• 9 USD/tháng: Cung cấp toàn bộ các tính năng của công cụ hỗ trợ toàn diện cho công việc quản lý của bạn. Gói này cũng đảm bảo tính bảo mật cực kỳ cao.

7. Wrike

Công cụ tiếp theo SEONGON giới thiệu đến bạn là Wrike – công cụ quản lý dự án đặc biệt phù hợp với các đội nhóm SEO lớn hoặc dự án phức tạp nhờ khả năng tùy chỉnh linh hoạt và quản lý quy trình làm việc hiệu quả.

Tính năng nổi bật của Wrike

• Tùy chỉnh workflow chuyên sâu cho SEO: Wrike cho phép xây dựng quy trình làm việc phù hợp với từng giai đoạn SEO, giúp theo dõi tiến độ cụ thể của từng nhiệm vụ. Tình năng Workflow này đặc biệt hữu ích cho SEO audit quy mô lớn hoặc các chiến dịch dài hạn.
• Đa dạng chế độ hiển thị dự án: Wrike cung cấp nhiều cách quản lý dự án trực quan, hỗ trợ theo dõi và phân bổ công việc hiệu quả. Bạn có thể theo dõi các dự án SEO của mình theo dạng Gantt, Workload hoặc tùy chỉnh Dashboard theo nhu cầu.
• Báo cáo và cập nhật thời gian thực: Tính năng báo cáo chi tiết giúp theo dõi hiệu quả backlink, tiến độ audit và tối ưu content. Các cập nhật thời gian thực cho phép đội ngũ nhanh chóng nắm bắt tình hình dự án mà không cần chờ tổng kết định kỳ.
• Ưu tiên nhiệm vụ quan trọng: Wrike hỗ trợ sắp xếp các task quan trọng lên đầu danh sách, đảm bảo các công việc cấp bách như sửa lỗi SEO hoặc cập nhật nội dung không bị trễ deadline. Điều này đặc biệt hữu ích khi quản lý nhiều dự án SEO cùng lúc hoặc xử lý các yêu cầu gấp từ khách hàng.

Hạn chế của Wrike khi dùng cho SEO

• Chi phí cao: So với các nền tảng khác như Asana hay Monday.com, Wrike có giá cao hơn, đặc biệt khi mở rộng đội nhóm.
• Phân công thủ công: Việc thêm thành viên và giao nhiệm vụ phải thực hiện thủ công, dễ mất thời gian khi xử lý dự án lớn.
• Giao diện phức tạp với người mới: Người dùng mới có thể gặp khó khăn khi điều hướng và thiết lập workflow nếu không có kinh nghiệm sử dụng Wrike trước đó.

Bảng giá của công cụ

Wrike cung cấp các phiên bản trả phí và miễn phí. Với gói trả phí (10 – 25 USD/tháng), người dùng có thể sử dụng để quản lý đội nhóm từ 2 – 15 người và từ 5 – 200 người cùng với đó là các tính năng giúp bạn quản trị dự án chuyên nghiệp. Trong khi đó, gói miễn phí phù hợp với nhóm nhỏ khoảng 2 – 3 thành viên với các chức năng cơ bản.

8. Smartsheet

Smartsheet là một công cụ giúp tổ chức công việc khoa học và tối ưu hiệu suất làm việc. Dưới đây là những ưu và nhược điểm khi sử dụng Smartsheet trong quản trị dự án SEO.

Tính năng của Smartsheet

• Giao diện bảng tính quen thuộc, dễ sử dụng: Smartsheet mang lại trải nghiệm giống như Excel, giúp SEOer dễ dàng làm quen và thao tác. Việc chuyển đổi từ Google Sheets sang Smartsheet trở nên đơn giản mà không cần học lại từ đầu.
• Tùy chỉnh dữ liệu để theo dõi chỉ số SEO quan trọng: Smartsheet cho phép thiết lập các trường dữ liệu tùy chỉnh để theo dõi các yếu tố SEO quan trọng như: Page Speed (tốc độ trang), Crawlability (khả năng thu thập dữ liệu), Schema Markup (dữ liệu có cấu trúc) và các chỉ số SEO kỹ thuật khác.
• Tự động hóa quy trình SEO, giảm tải công việc thủ công: Smartsheet hỗ trợ tự động hóa nhiều tác vụ lặp lại như gửi thông báo tự động khi phát hiện lỗi kỹ thuật, cảnh báo khi KPI SEO không đạt mục tiêu hay theo dõi thứ hạng từ khóa theo thời gian thực.
• Quản lý nhiệm vụ và giám sát tiến độ SEO hiệu quả: Smartsheet cho phép tạo nhiệm vụ, thiết lập mối quan hệ phụ thuộc giữa các task để đảm bảo tiến độ dự án. Tính năng Timeline và Progress Tracker giúp giám sát tiến độ, đảm bảo các nhiệm vụ hoàn thành đúng hạn.
• Báo cáo và dashboard tùy chỉnh theo thời gian thực: Smartsheet cung cấp bảng điều khiển giúp hiển thị dữ liệu SEO quan trọng như: tiến độ audit, tỷ lệ hoàn thành nhiệm vụ, số lượng backlink mới. Dữ liệu được cập nhật theo thời gian thực, giúp SEO manager theo dõi tình hình dự án một cách trực quan.
• Hỗ trợ cộng tác nhóm và giao tiếp linh hoạt: Thành viên có thể để lại bình luận trực tiếp trên từng nhiệm vụ, tự động gửi thông báo khi có cập nhật mới, hay giao tiếp nhanh chóng mà không cần trao đổi qua email.

Hạn chế của Smartsheet cho quản trị dự án SEO

• Chỉ cho phép tải lên tối đa 10 tài liệu cho mỗi nhiệm vụ. Điều này gây khó khăn khi xử lý các dự án SEO phức tạp cần nhiều tài liệu audit, báo cáo và phân tích.
• Nếu quản lý một đội SEO có nhiều thành viên và stakeholder, Smartsheet có thể gặp hạn chế trong việc phân quyền và tổ chức công việc..
• Smartsheet không hỗ trợ chỉnh sửa tài liệu trực tiếp như Google Docs hay Notion. Điều này khiến việc theo dõi kế hoạch SEO dài hạn hoặc phân tích nội dung chi tiết trở nên kém thuận tiện hơn so với các công cụ khác.

Bảng giá công cụ

• 9 USD/tháng: Người xem miễn phí không giới hạn và 250 lượt tự động hoá mỗi tháng.
• 19 USD/tháng: Khách xem miễn phí không giới hạn, tự động hoá không giới hạn cùng bộ nhớ lớn đến 1TB.

9. Celoxis

Công cụ tiếp theo là Celoxis – một nền tảng quản lý dự án hiệu suất tối ưu, đặc biệt phù hợp với các dự án SEO quy mô lớn và phức tạp. Công cụ này giúp tối ưu hóa việc vận hành nhiều chiến dịch hoặc quản lý đồng thời nhiều khách hàng nhờ vào các tính năng quản lý tài nguyên, giám sát tài chính và hệ thống dashboard tùy chỉnh.

Tình năng của Celoxis cho SEO

• Quản lý tài nguyên hiệu quả giữa các đội nhóm SEO: Celoxis giúp SEO manager phân bổ tài nguyên hợp lý, tránh tình trạng quá tải và tối ưu hiệu suất làm việc. Tính năng này đặc biệt hữu ích khi quản lý nhiều dự án SEO cùng lúc.
• Theo dõi hiệu suất từ khóa và xếp hạng chi tiết: Celoxis cho phép thiết lập custom fields để theo dõi các chỉ số SEO quan trọng theo từng nhiệm vụ. Đây là lợi thế lớn cho các agency SEO hoặc doanh nghiệp thương mại điện tử có nhiều website cần giám sát.
• Quản lý thời gian và ngân sách hiệu quả: Celoxis tích hợp các công cụ giúp theo dõi và tối ưu chi phí cho chiến dịch SEO như time tracking hay quản lý ngân sách.
• Dashboard tùy chỉnh và báo cáo tự động: Celoxis cung cấp hệ thống báo cáo chi tiết, giúp SEO manager dễ dàng đánh giá hiệu quả chiến dịch. Thông qua dashboard tùy chỉnh nhân viên SEO có thể theo dõi các chỉ số quan trọng của dự án như traffic, backlink, conversion rate. Thêm vào đó phần báo cáo tự động giúp team SEO nhanh chóng phân tích hiệu suất và điều chỉnh chiến lược phù hợp.

Hạn chế của Celoxis cho SEO

• Celoxis không tích hợp tính năng billing/invoicing, nên các agency SEO cần sử dụng công cụ bên ngoài để lập hóa đơn cho khách hàng.
• Celoxis chỉ cung cấp phiên bản trả phí, không phù hợp với các freelancer hoặc team nhỏ có ngân sách hạn chế.

Bảng giá công cụ

Celoxis cung cấp các gói dịch vụ có giá hàng tháng lần lượt 25 USD – 35 USD – 45 USD phù hợp với nhiều loại hình, nhu cầu và quy mô công ty.

10. ProofHub

ProofHub là công cụ quản lý dự án phù hợp với các đội nhóm SEO nhỏ hoặc những nhóm mới bắt đầu áp dụng quy trình quản lý dự án có cấu trúc. Với các tính năng trực quan và dễ sử dụng, ProofHub giúp đơn giản hóa việc theo dõi và triển khai chiến lược SEO một cách hiệu quả.

Tính năng của ProofHub cho quản trị dự án SEO

• Theo dõi quy trình SEO trực quan với Kanban Board: ProofHub cung cấp bảng Kanban giúp quản lý các nhiệm vụ SEO theo từng giai đoạn, bao gồm: To-Do (nhiệm vụ cần thực hiện), In Progress (nhiệm vụ đang triển khai), SEO Review (kiểm tra và tối ưu trước khi hoàn thành), Complete (Nhiệm vụ đã hoàn tất).
• Lưu trữ tài liệu SEO tập trung với File Attachments: Cho phép đính kèm tài liệu audit SEO, wireframes, nội dung bài viết và các khuyến nghị tối ưu hóa trực tiếp vào từng nhiệm vụ. Giúp đảm bảo thông tin quan trọng luôn được lưu trữ tập trung, dễ dàng truy xuất khi cần.
• Giao tiếp và chia sẻ tài liệu nhanh chóng: Tích hợp chat nội bộ giúp đội SEO trao đổi dễ dàng ngay trên nền tảng. Cho phép ghi chú và chia sẻ các thay đổi liên quan đến tối ưu hóa SEO (Meta, Heading, Backlink, v.v.) trong từng nhiệm vụ. Giúp đội nhóm làm việc hiệu quả hơn mà không cần phải sử dụng các công cụ giao tiếp bên ngoài.
• Không giới hạn số lượng thành viên trong dự án: ProofHub cho phép thêm thành viên không giới hạn, giúp dễ dàng mời đối tác, freelancer hoặc khách hàng tham gia vào dự án SEO. Đặc biệt hữu ích cho các SEO agency cần phối hợp với nhiều bên liên quan mà không bị giới hạn chi phí theo số lượng người dùng.

Hạn chế của ProofHub trong quản trị dự án SEO

• Công cụ không hỗ trợ tác vụ lặp lại tự động, khiến việc quản lý các nhiệm vụ định kỳ như kiểm tra audit hàng tháng hoặc cập nhật content phải thực hiện thủ công.
• ProofHub không hỗ trợ theo dõi ngân sách cho chiến dịch SEO, vì vậy, nếu cần quản lý các khoản chi phí như backlink, nội dung, quảng cáo, người dùng phải tích hợp thêm các công cụ khác như Excel hoặc Google Sheets.

Bảng giá công cụ

• 45 USD/tháng: Cho phép bạn quản lý 40 dự án cùng lúc với bộ nhớ 15GB.
• 89 USD/tháng: Giúp bạn quản lý không giới hạn số lượng dự án và dung lượng lưu trữ tối đa là 100 GB.

11. ClickUp

ClickUp là một công cụ quản trị dự án linh hoạt, đặc biệt phù hợp với quy trình SEO nhờ khả năng tùy biến cao và đa dạng chế độ hiển thị. Với các tính năng mạnh mẽ, ClickUp giúp đội SEO quản lý công việc hiệu quả và tối ưu hóa hiệu suất chiến dịch.

Tính năng của ClickUp cho SEO

• Quản lý workflow đa nhiệm: ClickUp cho phép xây dựng quy trình SEO theo từng giai đoạn cụ thể, giúp tổ chức công việc khoa học và dễ theo dõi.
• Chế độ xem đa dạng, phù hợp với từng nhu cầu: Với ClickUp người dùng có thể xem dữ liệu theo dạng danh sách, kanban, lịch hoặc workload. Đội SEO có thể linh hoạt lựa chọn chế độ hiển thị phù hợp với phong cách làm việc và nhu cầu quản lý của mình.
• Kết nối nhiệm vụ bằng tính năng Relationships: Tính năng này giúp liên kết các nhiệm vụ trong chiến dịch SEO giúp SEO manager có cái nhìn tổng quan về dự án, tránh bỏ sót nhiệm vụ quan trọng.

Hạn chế của ClickUp cho SEO

• Do tính tùy biến cao, việc sử dụng ClickUp hiệu quả đòi hỏi một quy trình làm việc bài bản.
• Cần lên kế hoạch rõ ràng từ phân tích, audit đến quản lý backlink và theo dõi KPI SEO để tránh lộn xộn trong quá trình triển khai.

Bảng giá công cụ

ClickUp cung cấp các phiên bản miễn phí và trả phí:

• Miễn phí: Người dùng có thể sử dụng cùng số lượng thành viên không giới hạn và có dung lượng lưu trữ 100 MB.
• Trả phí từ 7 USD – 12 USD/tháng: Cho phép người dùng sử dụng bộ lưu trữ không giới hạn cùng các tính năng nâng cao, hỗ trợ tối đa cho dự án.

12. Forecast

Forecast là công cụ quản lý dự án SEO ứng dụng AI, giúp tối ưu hóa việc lập kế hoạch tài chính và phân bổ tài nguyên hiệu quả. Đây là giải pháp lý tưởng cho các agency SEO hoặc đội ngũ in-house đang quản lý nhiều dự án cùng lúc, đảm bảo tiến độ và tối ưu hóa nguồn lực.

Tính năng nổi bật của công cụ

• Dự đoán thời gian cho các nhiệm vụ SEO phức tạp: Forecast sử dụng AI để ước lượng chính xác thời gian hoàn thành các tác vụ như tối ưu nội dung, xây dựng liên kết và audit kỹ thuật. Giúp xác định những nhiệm vụ thường bị đánh giá thấp về thời gian thực hiện, hạn chế tình trạng trễ deadline.
• Quản lý tài nguyên hiệu quả cho chiến dịch SEO: Cho phép phân bổ nhân lực và tài nguyên hợp lý giữa nhiều dự án SEO. Theo dõi tiến độ dễ dàng, giúp đội ngũ SEO tránh tình trạng quá tải hoặc thiếu hụt nguồn lực.
• Tính năng “Insights” giúp cải thiện thời gian thực hiện dự án: Phân tích dữ liệu từ các chiến dịch trước để dự đoán chính xác hơn thời gian thực hiện nhiệm vụ. Giúp điều chỉnh kế hoạch và phân bổ thời gian hợp lý, tránh chậm tiến độ do đánh giá sai khối lượng công việc.
• Theo dõi vòng đời dự án SEO một cách toàn diện: Forecast hỗ trợ quản lý toàn bộ vòng đời dự án SEO từ khi bắt đầu đến khi hoàn thành. Cho phép phân bổ ngân sách và nhân sự chi tiết, đảm bảo từng giai đoạn được triển khai chặt chẽ.
• So sánh dữ liệu chiến dịch để tối ưu chiến lược: Forecast giúp so sánh dữ liệu giữa các chiến dịch SEO hiện tại và trước đó. Hỗ trợ đánh giá hiệu quả, rút kinh nghiệm và tối ưu chiến lược cho các dự án tương lai.

Hạn chế của Forecast trong quản lý SEO

• Cập nhật thủ công mất thời gian: Một số nhiệm vụ vẫn cần cập nhật thủ công, gây mất thời gian khi xử lý các dự án lớn.
• Không phù hợp cho đội nhóm SEO lớn: Khi có quá nhiều người tham gia vào một dự án, giao diện Forecast có thể trở nên khó theo dõi, làm việc quản lý phức tạp hơn.

Bảng giá công cụ

• Lite (Đăng ký hàng năm): $29/người dùng/tháng (thanh toán hàng năm)
• Pro (Đăng ký hàng năm): $49/người dùng/tháng (thanh toán hàng năm)
• Enterprise: Liên hệ để biết giá.

13. Adobe Workfront

Adobe Workfront là công cụ quản lý dự án mạnh mẽ, phù hợp với các dự án SEO quy mô lớn và phức tạp. So với Asana, Trello hay Monday.com, Workfront nổi bật nhờ khả năng xử lý nhiều dự án SEO cùng lúc, giúp các agency và doanh nghiệp lớn tối ưu hóa quy trình làm việc.

Tính năng nổi bật của công cụ

• Giao diện thân thiện và dễ quản lý: Workfront có giao diện trực quan, dễ dàng tùy chỉnh theo quy trình SEO của từng doanh nghiệp. Đặc biệt hiệu quả với các chiến dịch SEO đa thương hiệu hoặc các dự án dài hạn, nhiều hạng mục.
• Theo dõi thông tin và trạng thái công việc theo thời gian thực: Cập nhật tiến độ audit, tối ưu nội dung, xây dựng liên kết theo thời gian thực. Tự động thông báo khi có thay đổi về timeline hoặc nhiệm vụ, tránh tình trạng bỏ sót các task quan trọng.
• Quản lý nhiều dự án cùng lúc: Portfolio management giúp theo dõi và đo lường hiệu suất ROI SEO cho nhiều thương hiệu hoặc website. Phù hợp với các agency SEO triển khai cho nhiều khách hàng hoặc doanh nghiệp lớn sở hữu nhiều dự án SEO khác nhau.
• Mẫu tùy chỉnh cho SEO workflow: Workfront hỗ trợ custom forms để thiết lập các mẫu công việc cho nhiệm vụ SEO như: Audit kỹ thuật, phân tích nội dung, chiến lược backlink,… Tiết kiệm thời gian thiết lập và đảm bảo tính nhất quán trong quy trình làm việc.
• Tăng tính minh bạch trong dự án: Hiển thị rõ ràng vai trò và phạm vi công việc của từng thành viên, giúp loại bỏ sự mơ hồ trong quản lý SEO. Đội ngũ SEO dễ dàng nắm bắt ai đang thực hiện nhiệm vụ nào và tiến độ từng giai đoạn ra sao.

Hạn chế của Adobe Workfront trong SEO

• Quy trình thiết lập phức tạp: Tính năng tùy chỉnh đa dạng khiến việc thiết lập ban đầu tốn nhiều thời gian và yêu cầu kiến thức kỹ thuật.
• Quá nhiều chi tiết có thể gây rối: Việc theo dõi công việc đến từng nhiệm vụ nhỏ có thể làm đội nhóm mất tập trung vào mục tiêu chính.
• Khó tìm kiếm nhiệm vụ nếu không biết chính xác dự án: Khi có quá nhiều dự án SEO, việc tìm kiếm task cụ thể trở nên khó khăn nếu không nhớ rõ dự án nào đang chứa nhiệm vụ đó.

Bảng giá của công cụ

Adobe Workfront không công khai giá và thường có các gói tùy chỉnh dựa trên nhu cầu của từng doanh nghiệp.

14. WorkOtter

WorkOtter là một công cụ được thiết kế với tính năng quản lý dự án hiệu quả, đặc biệt hữu ích cho các đội nhóm SEO nhờ khả năng quản lý tài nguyên hiệu quả và theo dõi chi tiết tiến trình SEO. Công cụ này giúp tối ưu hóa quy trình làm việc, đảm bảo dự án SEO luôn được triển khai đúng tiến độ.

Tính năng của WorkOtter

• Phân bổ tài nguyên thông minh: Giúp phân bổ tài nguyên hợp lý cho các chuyên gia SEO, content writers và developers. Đặc biệt phù hợp với agency SEO hoặc đội in-house đang quản lý nhiều dự án cùng lúc.
• Dashboard tùy chỉnh theo “SEO Health”: Cho phép theo dõi các chỉ số quan trọng của SEO giúp đánh giá hiệu suất tổng thể của dự án SEO một cách trực quan và hiệu quả.

Hạn chế của WorkOtter cho SEO

• Chỉ hoạt động trên Cloud: Không có phiên bản offline, gây khó khăn khi cần làm việc mà không có kết nối internet.
• Chỉ hỗ trợ tiếng Anh: Giao diện và hỗ trợ kỹ thuật chỉ có tiếng Anh, có thể là rào cản đối với người dùng không thông thạo ngôn ngữ này.

Bảng giá công cụ

Công cụ cung cấp gói dịch vụ có giá 20 USD/tháng và gói dành riêng cho các doanh nghiệp được thiết kế với nhiều mô hình và nhu cầu khác nhau của các công ty.

15. PSOHub

PSOHub là một công cụ quản lý dự án phù hợp cho các SEO agency hoặc đội nhóm SEO làm việc theo mô hình dịch vụ. Với khả năng theo dõi thời gian, quản lý ngân sách và tự động hóa quy trình, PSOHub giúp tối ưu hóa hiệu suất làm việc và đảm bảo các dự án SEO được triển khai hiệu quả.

Tính năng của PSOHub cho SEO

• Theo dõi thời gian và chi phí chính xác: Cho phép theo dõi thời gian làm việc cho từng nhiệm vụ SEO riêng biệt như: Technical SEO, Content SEO, Link Building. Hỗ trợ đo lường hiệu suất làm việc của từng thành viên, giúp tối ưu hóa năng suất đội nhóm SEO.
• Quản lý ngân sách SEO hiệu quả: Thiết lập ngân sách cho từng hạng mục SEO, theo dõi chi phí thực tế so với dự kiến. Giúp đảm bảo chi phí không vượt quá ngân sách và đo lường hiệu quả đầu tư (ROI) của chiến dịch SEO.
• Tự động hóa hóa đơn và thanh toán: Tính năng Auto-invoicing giúp tự động tạo hóa đơn dựa trên số giờ làm việc được ghi nhận. Giảm thiểu sai sót trong thanh toán và đảm bảo tất cả công việc SEO được ghi nhận chính xác.
• Tích hợp CRM để quản lý chiến dịch SEO: PSOHub có khả năng tích hợp với HubSpot và các hệ thống CRM khác. Cho phép theo dõi chiến dịch SEO song song với các hoạt động marketing khác, đảm bảo sự đồng bộ trong chiến lược tổng thể. Hỗ trợ quản lý khách hàng, chăm sóc lead và theo dõi quá trình chuyển đổi.
• Báo cáo linh hoạt và chi tiết: Cho phép tùy chỉnh dữ liệu báo cáo theo từng chỉ số quan trọng như: Tiến độ SEO, số giờ làm việc, ngân sách đã sử dụng. Báo cáo trực quan, dễ hiểu, phù hợp để trình bày với khách hàng và ban lãnh đạo.

Hạn chế của PSOHub cho SEO

• Thiết lập ban đầu tốn thời gian: Việc nhập thủ công tất cả chiến dịch và nhiệm vụ SEO có thể mất nhiều thời gian, đặc biệt với những dự án SEO lớn.
• Không linh hoạt trong cấp độ người dùng: Yêu cầu tất cả thành viên trong nhóm phải sử dụng cùng một license level, làm tăng chi phí cho các đội nhóm SEO lớn nếu chỉ một số thành viên cần tính năng nâng cao.

Bảng giá công cụ

• Gói 25 USD/tháng: Công cụ lý tưởng dành cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa.
• Gói 35 USD/tháng: Phù hợp với các công ty lớn, muốn quản lý hiệu quả nhiều dự án cùng lúc và nguồn tài chính.
• Gói 45 USD/tháng: Giải pháp tối ưu cho quản lý dự án của các công ty quy mô lớn. Với các tính năng tiên tiến được thiết kế riêng cho các hoạt động phức tạp.

Việc lựa chọn công cụ quản trị dự án SEO phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình làm việc, tăng cường hiệu quả và đảm bảo các dự án SEO luôn đạt được mục tiêu đề ra. Từ các công cụ như Asana, Monday.com, PSOHub đến Lark, mỗi nền tảng đều có những thế mạnh riêng, giúp theo dõi tiến độ, quản lý ngân sách và đo lường hiệu quả công việc chính xác.

Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp SEO toàn diện, chuyên sâu và hiệu quả, SEONGON sẵn sàng đồng hành cùng bạn. Với đội ngũ chuyên gia dày dặn kinh nghiệm, chúng tôi cam kết xây dựng chiến lược SEO phù hợp, giúp doanh nghiệp của bạn tăng trưởng bền vững và vượt trội trên thị trường số.

Liên hệ ngay với SEONGON để được tư vấn chiến lược SEO tối ưu và nâng tầm thương hiệu của bạn!