I. Bài toán của doanh nghiệp
Lễ hội pháo hoa quốc tế là một trong những sự kiện văn hóa – du lịch quy mô lớn, được tổ chức định kỳ và thu hút hàng nghìn khán giả trong và ngoài nước qua mỗi mùa. Với giá vé dao động từ 700.000 đến 3.000.000 đồng cho mỗi đêm diễn, sự kiện hướng đến đối tượng chính là du khách trong và ngoài nước, những người có nhu cầu trải nghiệm văn hóa, giải trí chất lượng cao trong dịp hè.
Trong bối cảnh chuẩn bị cho mùa lễ hội mới, ban tổ chức đã hợp tác cùng SEONGON với kỳ vọng tạo nên một chiến dịch truyền thông số toàn diện, đồng thời đảm bảo hiệu quả trong hoạt động bán vé online. Mục tiêu chính là lan tỏa thông tin sự kiện tới đúng nhóm khách hàng tiềm năng, gia tăng chuyển đổi từ nhận biết đến hành động mua vé, tất cả phải được triển khai với tốc độ cao và độ chính xác tối ưu.
Để đáp ứng đặc thù của một sự kiện quy mô lớn, khách hàng đặt ra các yêu cầu khắt khe cho đối tác triển khai, bao gồm:
- Tốc độ: Tất cả đầu việc từ lập kế hoạch đến sản xuất nội dung đều cần được thực hiện nhanh chóng, đảm bảo tiến độ truyền thông kịp thời trước ngày diễn ra sự kiện.
- Linh hoạt: Các hạng mục triển khai có thể thay đổi bất cứ lúc nào tùy theo tình hình thực tế, đòi hỏi agency có khả năng thích ứng nhanh, điều chỉnh định hướng liên tục mà vẫn giữ được chất lượng đầu ra.
- Phục vụ chuyên nghiệp: Khách hàng cần sự đồng hành sát sao, đặc biệt là khả năng phản hồi nhanh trong nhiều khung giờ và xử lý vấn đề gọn gàng, hiệu quả. Quan trọng hơn cả là khả năng tư vấn những phương án tối ưu, giúp khách hàng tiết kiệm thời gian ra quyết định mà vẫn đảm bảo kết quả cao nhất.
Với yêu cầu cao và bối cảnh thời gian gấp rút, dự án này là một minh chứng rõ nét cho vai trò của một agency không chỉ làm đúng mà còn cần làm nhanh, làm linh hoạt và thực sự đồng hành cùng khách hàng trong mọi tình huống.
II. Giải pháp nỗ lực triển khai
Để truyền thông cho các sự kiện quy mô lớn, chỉ tốc độ thôi là chưa đủ. Một chiến dịch hiệu quả cần đồng thời hội tụ khả năng sáng tạo linh hoạt, tư duy chiến lược và khả năng kiểm soát vận hành sát sao, đặc biệt trong bối cảnh có nhiều biến động và hạn chế về mặt thông tin. Chính trong môi trường khắt khe như vậy, đội ngũ triển khai đã phát huy tối đa sức mạnh chuyên môn, thể hiện qua ba năng lực cốt lõi:
2.1. Triển khai thần tốc, giữ vững chất lượng
Trong chỉ 2,5 tháng, hơn 50 bản kế hoạch chi tiết đã được hoàn thiện và gửi duyệt, nhiều bản trong số đó chỉ mất chưa đến 24 giờ, dù đôi khi chưa có đầy đủ tư liệu từ phía khách hàng. Đó không đơn thuần là tốc độ, mà là khả năng dự đoán rủi ro và “xây khung sẵn” cho mọi kịch bản truyền thông. Việc chia nhỏ từng luồng công việc, kiểm soát luồng phê duyệt và duy trì vòng phản hồi liên tục là yếu tố giúp đội ngũ tiết kiệm thời gian mà vẫn đảm bảo hiệu quả cao.
2.2. Linh hoạt theo thời điểm, sáng tạo theo bối cảnh
Khi các điều chỉnh từ phía khách hàng hoặc thay đổi từ sự kiện xuất hiện đột ngột, đội ngũ phản hồi gần như ngay lập tức, không chỉ sửa mà còn bổ sung tuyến nội dung phù hợp, đề xuất hướng đi thay thế, và tối ưu các tài nguyên hiện có.
Về mặt nội dung, từng bài viết đều được trau chuốt để “đọc mượt”, dễ duyệt, dễ sử dụng, đến mức nhiều mẫu content được chính khách hàng giữ lại dùng cho nội bộ. Trong khi đó, hệ thống visual được phát triển từ key visual gốc nhưng vẫn tạo ra loạt thiết kế đồng nhất, linh hoạt, vừa đúng tinh thần thương hiệu vừa đủ độ mới mẻ để duy trì sức hút trên social.
Ngay cả khi lượng tư liệu về từng đêm diễn hạn chế, đội ngũ vẫn chủ động khai thác dữ liệu từ nhiều nguồn không chính thống, fanpage các đội thi, các lễ hội quốc tế mà đội từng tham gia, thậm chí cả tài khoản cá nhân, để xây dựng nội dung độc đáo và có chiều sâu.
2.3. Quản trị dự án theo tiêu chuẩn chuyên nghiệp – sáng tạo không đi kèm “burn out”
Đằng sau khả năng “sản xuất nhanh, đúng, đẹp” là một quy trình quản trị khắt khe, không chỉ quản trị tiến độ hay dữ liệu, mà còn quản trị con người và năng lượng sáng tạo.
- Quản trị cá nhân: Các thành viên trong đội ngũ làm sáng tạo nội dung được đào tạo cách phân bổ năng lượng, xác định “khung giờ vàng” để làm việc hiệu quả và biết khi nào cần nghỉ ngơi để tái tạo sáng tạo thay vì cạn kiệt sức lực. Việc phân loại content theo mức độ “nặng đầu” – “nhẹ đầu” giúp tối ưu hiệu suất cá nhân rõ rệt.
- Quản trị rủi ro: Không để content bị “kẹt” vì thiếu tư liệu, mỗi kế hoạch đều được xây dựng sẵn hướng dự phòng, từ ý tưởng thay thế đến lịch sản xuất phân tán. Các chính sách bản quyền, hình ảnh và phối hợp đối tác được rà soát chặt từ đầu.
- Phối hợp đội nhóm – khách hàng: Hệ thống giao tiếp nội bộ rõ ràng giúp các team vận hành song song mà không bị chồng chéo. Phía khách hàng được hỗ trợ từ khâu xếp lịch duyệt đến cân bằng thời gian trực, đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra mượt mà và không gây áp lực.
2.4. Quản lý trên một file cho toàn bộ chiến dịch
Thay vì để khách hàng phải theo dõi hàng chục file và nền tảng khác nhau, toàn bộ chiến dịch được kiểm soát qua một hệ thống tập trung: file Master Plan duy nhất, chia theo tháng, từng bài, từng trạng thái và từng link ảnh/video kèm theo.
Với mỗi bài, khách hàng có thể kiểm tra tiêu đề, nội dung, visual, thậm chí preview đăng trên nền tảng và phản hồi chỉ với vài cú click. Hệ thống này không chỉ tiết kiệm thời gian trao đổi mà còn giúp tối ưu hóa quy trình phê duyệt, tránh sai sót và gián đoạn.
Để vận hành một chiến dịch sự kiện phức tạp trong thời gian gấp rút, không thể chỉ dựa vào con người giỏi hay công cụ hiện đại mà cần một đội ngũ có tư duy hệ thống, thấu hiểu bản chất hành vi người dùng, có khả năng tư vấn chiến lược, và biết cách “thở cùng khách hàng” trong suốt quá trình thực thi. Đó không đơn thuần là làm dịch vụ, đó là làm chủ dự án và đồng hành như một phần mở rộng của chính đội ngũ marketing nội bộ khách hàng.
III. Kết quả
Khi truyền thông thực sự chạm đến công chúng, kết quả không chỉ đo bằng số lượng, mà còn được cảm nhận qua sức lan tỏa tự nhiên. Dự án này là minh chứng rõ ràng cho việc một chiến lược nội dung chỉn chu, kết hợp với khả năng vận hành linh hoạt, có thể tạo ra tác động vượt ngoài mong đợi.
Kết quả nổi bật:
- Sự kiện cháy toàn bộ vé trước ngày diễn ra:
- Tất cả các đêm trình diễn trong khuôn khổ sự kiện đều cháy vé rất sớm, nhiều đêm kết thúc bán vé trước từ 8 đến 10 ngày.
- Đặc biệt, đêm chung kết đã hết vé trước tới 2 tuần, một chỉ số rõ ràng cho thấy hiệu quả truyền thông mạnh mẽ và mức độ quan tâm cao từ công chúng.
- Chất lượng dịch vụ vượt ngoài mong đợi:
- Khách hàng đánh giá rất cao sự nhanh nhạy và tinh thần “luôn sẵn sàng” từ đội ngũ thực hiện, đặc biệt trong các tình huống cần phản hồi gấp hoặc thay đổi đột xuất.
- Các nội dung sản xuất được nhận xét là “vượt kỳ vọng”, cả về thông tin, độ sáng tạo và sự mượt mà trong cách thể hiện.
- Thiết kế hình ảnh được ghi nhận có tính đổi mới cao, đặc biệt là các sản phẩm kết hợp giữa visual công viên và pháo hoa, hai yếu tố thị giác tưởng như đối lập nhưng được dung hòa tinh tế và nhất quán.
- Một số nội dung thậm chí được khách hàng chủ động sao chép lại để sử dụng cho các hoạt động truyền thông nội bộ, vì chất lượng quá ấn tượng và góc nhìn mới mẻ đến mức… chính họ cũng phải hỏi lại nguồn khai thác.
- Tương tác tự nhiên cao từ công chúng:
- Những ý tưởng sáng tạo, mang tính giải trí cao được thử nghiệm trên fanpage đã thu hút lượng tương tác tự nhiên ấn tượng, khẳng định sự hấp dẫn của nội dung với khán giả mục tiêu mà không cần dùng đến ngân sách quảng cáo lớn.
Kết quả không đến từ may mắn, mà đến từ chiến lược nội dung bài bản, quy trình kiểm soát thông minh và một đội ngũ có khả năng chuyển hóa áp lực thành động lực. Đó cũng chính là tinh thần của SEONGON khi triển khai các dự án Digital Branding – không chỉ truyền thông, mà là đồng hành cùng thương hiệu để tạo dấu ấn dài lâu trong lòng công chúng.
Nếu bạn đang tìm kiếm đối tác đồng hành chuyên nghiệp để nâng tầm hình ảnh và giá trị của thương hiệu trong thời đại số, hãy cùng SEONGON biến mỗi ý tưởng thành hiện thực. Liên hệ ngay hôm nay để bắt đầu hành trình Digital Branding mang tính cách mạng, mở ra những cơ hội kinh doanh mới.
