4 BƯỚC TỔ CHỨC LÀM VIỆC TẠI NHÀ THÀNH CÔNG CHO DOANH NGHIỆP

4 BƯỚC TỔ CHỨC LÀM VIỆC TẠI NHÀ THÀNH CÔNG CHO DOANH NGHIỆP

Chủ đề Remote Work, Work From Home hay Làm việc từ xa đã trở nên khá phổ biến từ hơn 1 tháng nay. Nhiều doanh nghiệp đã áp dụng, nhiều doanh nghiệp đã tìm hiểu, nhưng cũng có nhiều doanh nghiệp … không nghĩ tới việc này.

Tuy nhiên, trước diễn biến phức tạp của đại dịch COVID-19, các thành phố lớn, đặc biệt là Hồ Chí Minh và Hà Nội đều nâng cao cảnh giác hết mức. Các doanh nghiệp dù không muốn cũng dần phải nghĩ tới tình huống BẮT BUỘC phải cho làm việc tại nhà, nếu không muốn bị đóng băng.

Thực ra, tại các nước trên thế giới, khái niệm làm việc ở nhà không còn xa lạ, nhưng tại Việt Nam còn khá mới mẻ. Vào thời điểm này, nhiều doanh nghiệp cũng bắt đầu nghĩ tới Remote Work nhưng chưa biết cần phải làm gì, làm như thế nào ở khâu tổ chức, vận hành với từng cấp quản lý, nên khá lúng túng.

Tại SEONGON, chúng tôi đã triển khai làm việc tại nhà từ trước khi dịch trở nên phức tạp tại Hà Nội, chỉ sau 2 tuần, công ty đã vận hành như vẫn đang làm việc tại văn phòng” – CEO Mai Xuân Đạt chia sẻ.

Mời cách bạn cùng theo dõi cách làm thành công của SEONGON qua bài viết dưới đây:

I.    Với Doanh nghiệp

Theo ông Đạt: “ Làm ở nhà không hẳn là dễ, đòi hỏi nhiều hành động dứt khoát, từ cấp quản lý đến nhân viên, do vậy, truyền thông nội bộ là một yếu tố then chốt trong việc tổ chức, nhưng cũng cần chú trọng đến khâu tổ chức, quản lý để công việc sớm đi vào khuôn khổ”.

1. Truyền thông nội bộ

– Lãnh đạo công ty cần nêu rõ lý do, mục đích của việc làm việc tại nhà, tại SEONGON thời điểm này có ba mục đính chính:

o   Bảo vệ công ty khỏi bị cách ly toàn bộ nếu rủi ro có trường hợp F0 tại công ty

o   Tiết kiệm chi phí hoạt động công ty.

o   Tiết kiệm chi phí cá nhân.

– Xác định rõ khó khăn và rủi ro: Một số ưu điểm có thể nhìn thấy ngay như việc không mất thời gian đi lại trên đường, ít tốn chi phí ăn uống, đảm bảo an toàn và sức khỏe. Nhưng cũng cần lường trước những khó khăn như:

o   Tự quản lý bản thân trong điều kiện không có ai quản lý sẽ khó khăn hơn rất nhiều.

o   Vấn đề giao tiếp tương tác trao đổi công việc sẽ chậm hơn trực tiếp

o   Công việc ban đầu sẽ chưa được nhịp nhàng.

o   Một số quy trình vốn hợp Offline thì nay cần phải Online hoá.

Khi toàn bộ nhân viên đã hiểu hết lợi và thiệt của việc làm tại nhà, chuẩn bị sẵn tinh thần thì bắt đầu đến bước chuẩn bị.

2. Tổ chức và vận hành

Rõ ràng, trong công ty có rất nhiều nhóm, tính chất công việc khác nhau. Trước hết, ta cần phân loại các công việc và có hành động phù hợp với từng nhóm việc:

Nhóm việc đã online hóa/quen online/vốn đã hay làm online: Tại SEONGON, mọi trao đổi về công việc chủ yếu qua: email, chat, Asana, drive Google (bên mình gần như cấm dùng Microsoft Office, vì dùng docs hay sheet Google dễ chia sẻ, chuyển qua lại, chỉnh sửa). Các dự án tại SEONGON đặc thù liên quan đến Google như SEO hay Google Ads nên đa phần là Online. Nên đối với nhóm này dường như không có nhiều thay đổi.

Nhóm việc vốn nửa online nửa offline: tìm cách online hóa, cần đầu tư thêm sức lực vào đây là được.

Nhóm việc vốn offline hoàn toàn: có thể kể đến những công việc liên quan đến tài chính. Để online hóa, cần có tập trung sức lực, phối hợp thực hiện từ quản lý đến nhân viên để công việc nhịp nhàng.

“Khi mình mới nói đến vấn đề làm Online, ngay hôm sau Phó Giám đốc Tài chính đã báo lại là toàn bộ quy trình đã chuyển thành Online (trình ký, giấy tờ duyệt …), rất nhanh”

Nhóm việc không thể Online: một số công việc hành chính, tài chính không thể online, như việc ký giấy tờ… Thì lại cần đến sự nhạy bén và linh hoạt của quản lý cũng như nhân viên. Như bình thường, việc  ký duyệt chứng từ, hợp đồng vẫn cần giám đốc ký trực tiếp, bộ phận Hành chính nhân sự tại SEONGON cần đi làm Offline để hỗ trợ mọi người giấy tờ và trình ký. Nhưng đến khi yêu cầu làm Online thì phòng đã chuẩn bị xong bằng việc chuyển hết trang thiết bị về nhà một nhân viên thuận tiện đi lại nhất, quy trình trình ký trong thời điểm làm việc online cũng được ban hành mới.

Khi đảm bảo công việc đã có khả năng Online hóa gần như toàn bộ thì đến bước 3.

3. Công bố KỶ LUẬT THỜI CHIẾN

Đây là vấn đề sống còn. Như đã nói ở phần trên, có vài thứ khó khăn, nên cần có giải pháp và mọi người buộc phải tuân thủ 100%.

– Tự quản lý bản thân:

o   Tại SEONGON, chúng tôi không quản lý nhân viên bằng thời gian, tuy nhiên, nhân viên vẫn cần chấp hành đúng quy định 8g30 bắt đầu làm việc. Vậy giải pháp điểm danh Online được đưa ra, chúng tôi đang sử dụng phần mềm Fastwork, khi checkin sẽ có ảnh chụp, yêu cầu nhân viên check in tại bàn làm việc tại nhà.

4 bước tổ chức làm việc thành công tại nhà

Kỷ luật được công bố ngay ngày đầu tiên áp dụng chế độ làm việc tại nhà. Thậm chí nhân viên muốn lên công ty phải được phê duyệt. Hãy nhớ mục đích làm ở nhà là tránh cho công ty bị cách ly toàn bộ!

o   Quản lý hiệu suất công việc bằng cách lên kế hoạch Todolist mỗi ngày, điều này bắt buộc với toàn bộ công ty. Trưởng nhóm sẽ kiểm tra vào đầu giờ sáng và báo cáo vào cuối giờ chiều. Todolist như một kim chỉ nam cho mỗi người, việc lên kế hoạch sẽ giúp mỗi cá nhân làm việc hiệu quả hơn rất nhiều 

“ Todolist thực sự cực kỳ cực kỳ hiệu quả, nó làm mỗi người không có thời gian mà tự nản, tự thưởng cho mình một giấc ngủ thừa …”

o   Tự quản lý bản thân không dễ nên các quản lý phải đốc thúc được nhân viên của mình. Trong 3 ngày đầu mình lập group gồm các quản lý, đưa ra file sheet Google yêu cầu mọi người làm các vấn đề theo chính xác chỉ thị, làm xong phải tick báo cáo đã làm. Lưu ý là quản lý thì có tinh thần trách nhiệm hơn nhân viên, nhưng quản lý cũng phải bị quản lý, nếu không là mất kỷ luật ngay. Sau 3 ngày khi mọi thứ đã vào nếp thì mình để các quản lý tự làm việc tiếp.

Đây là file “Mệnh Lệnh Thời Chiến”: Trong 3 ngày đầu, Giám đốc làm việc với toàn bộ quản lý từ trưởng nhóm đến Phó Giám đốc qua file này. Mọi kỷ luật đều được tuân thủ, mỗi quản lý cần quản lý nhân viên của mình. Giám đốc quản lý công ty thông qua các quản lý cấp cao và cấp trung.

– Vấn đề tương tác, trao đổi công việc

Việc này cần xác định là sẽ chậm hơi so với trực tiếp: tại SEONGON công cụ giao tiếp chính gồm Asana (quản lý task), Workplace của Facebook (Nhóm làm việc, chat, video call), Email, Google Drive (docs, sheets). Trong đó:

o   Workplace Facebook là nơi sinh hoạt chính của công ty, nó cũng giống như Facebook có chat, có group, có profile nhưng tách biệt với Facebook nên không bị làm phiền. Cực kỳ hiệu quả khi dùng Workplace vì ở nơi đó chỉ có công việc.

      • Chat Workplace là yêu cầu bắt buộc. Các team có liên hệ với khách hàng có thể dùng công cụ chat nhưng chat nội bộ chỉ được dùng Workplace. Tuy nhiên sau ngày đầu thì mình yêu cầu chat chỉ dùng để trao đổi nhanh, bởi nó cũng dễ gây mất tập trung, khó tìm kiếm thông tin, khó tổng kết công việc.
      • Sử dụng Group của Workplace để ra thông báo, up tài liệu, tổng kết cuộc họp, brainstorm… Một Group riêng được lập để post những thông tin quan trọng trong thời điểm làm việc tại nhà. Nhằm đảm bảo không ai bỏ lỡ thông tin quan trọng từ công ty. 
      • Họp bằng Video call của Workplace hoặc Hangout của Google.

“Thậm chí mình còn lập ra 1 group tên là Reng Reng chuyên post các hợp đồng thành công để mọi người cùng vui và quan trọng là thấy công ty chưa đến nỗi bi đát. Bởi suy nghĩ của con người là khi không thấy tin tức gì, thì đó là tin tức xấu”

 o   Asana được dùng để giao nhiệm vụ, trao đổi nhiệm vụ. Công cụ này đã được SEONGON sử dụng từ năm 2016. 

o   Quản lý dự án, duyệt các nội dung thì đều chủ yếu share file docs và sheets của Google drive. Đặc thù bên mình là các dự án Google Ads, SEO hay là Digital thì có sự tham gia của rất nhiều cá nhân, do vậy thường lập project trên sheets Google trước, nếu ok hết, tất cả cùng đồng ý thì có thể cho vào Asana để giao việc cụ thể, quản lý các tác vụ, tương tác trong quá trình làm việc.

Toàn bộ các công cụ kể trên đều dùng bản free. Công việc khá suôn sẻ tuy nhiên vấn đề thứ 4 sau đây mới là trở ngại lớn nhất.

4. Ổn định Tâm lý

Con người cần có môi trường, giao tiếp xã hội. Vì vậy làm ở nhà cực kỳ … vất vả, bên cạnh đó những nhân viên có gia đình thì còn dễ bị ảnh hưởng bởi nhiều việc khác.

Sau đây là các giải pháp:

Cập nhật thông tin thường xuyên từ cấp trên: Các thông báo mới, những thông tin về các cuộc họp quan trọng của công ty thường được cập nhật để toàn thể nhân viên cùng nắm thông tin.

Các cuộc họp quan trọng được tổng kết và thông báo tới toàn thể công ty. Ai cũng đáng lo lắng lúc này nên đừng im lặng!

Chia sẻ kỹ năng làm việc tại nhà với nhân viên:

o   Xác định là đi làm, dù ở nhà vẫn phải kỷ luật.

o   Tạo cho mình một góc riêng cho công việc (giúp giải quyết vấn đề lẫn lộn giữa công việc và nghỉ ngơi, giữa mình và người trong gia đình).  Thậm chí “vẫn mặc trang phục như đi làm thường ngày” – Wow Holiday.

o   Kết hợp làm việc với “nuôi dưỡng tinh thần”: giải lao nghe nhạc, vươn vai thể dục, tắt máy thư giãn… Tại SEONGON chúng tôi vẫn có Happy Time là 30 phút mỗi ngày (15 phút trong buổi sáng, 15 phút trong buổi chiều) để nhân viên giải lao và tương tác với nhau.

 Một Game nho nhỏ để kết nối

o   Tạo và quyết tâm hoàn thành Todolist. Todolist được hoàn thành chậm nhất vào 8 giờ 45 phút hàng ngày, nhưng nhân viên được khuyến khích làm Todolist vào mỗi cuối ngày, sau khi tổng kết công việc đã hoàn thành giúp ngày làm việc mới không mất quá nhiều thời gian để nhớ lại.

Todolist của các bạn Hành chính nhân sự

o   Tăng cường trao đổi voice thay vì chỉ dùng chat để tiết kiệm thời gian.

o   Sự xuất hiện (Online) thường xuyên của lãnh đạo là rất quan trọng.

o   … và còn nhiều mẹo nữa

Đây hầu như đã là công việc một lãnh đạo cần chuẩn bị và thực hiện cho khi công ty quyết định làm việc tại nhà. Nhưng thực tế, vẫn cần có sự quan sát, theo dõi để đánh giá tình hình hoạt động và sẵn sàng đưa ra những giải pháp kịp thời, phù hợp.

Có thể nói, với một đội ngũ có tinh thần tốt, hiểu vấn đề đang phải đối mặt, nhiều khi chính lãnh đạo cũng bất ngờ với kết quả làm việc.

Cụ thể, như nhiều bạn đã biết 25/3/2020 SEONGON quyết định miễn phí toàn bộ khoá học online tại website SEONGON Academy nhưng thực tế, ý tưởng đó mới được đưa ra vào ngày 20/3. Bởi tình hình dịch quá căng thẳng và nhiều doanh nghiệp cũng đang đứng trước bờ vực, nên mình mong muốn góp một chút sức lực cho cộng đồng. Mình nghĩ công việc chỉ cần là mở khóa các tài khoản là được. Nhưng team Marketing và Code lập tức triển khai một mạch các công việc của một dự án hoàn chỉnh để chạy Campaign này: nâng cấp website, sửa rule user, làm tư liệu media để đăng website, Fanpage, gửi email …. Khối lượng công việc đồ sộ nhưng chỉ 1- 2 ngày là tất cả vào việc cực nhanh, tinh thần cực cao. Đến 24/3/2020 mọi công việc đã đảm bảo hoàn tất” – Ông Mai Xuân Đạt chia sẻ.

II. Với cá nhân

Mặc dù mới chỉ làm việc tại nhà 1 ngày, nhưng với kinh nghiệm về việc tổ chức, vận hành và nhận thấy những kết quả ban đầu khá khả quan, mình có thể tổng hợp một số gợi ý sau để làm việc tại nhà không còn là nỗi băn khoăn của nhiều doanh nghiệp cũng như bạn trẻ.

– Nâng cao tinh thần: Việc làm việc trong một điều kiện bản thân phải tự quản được mình, cực kỳ khó, cần sự quyết tâm cao độ. Vì vậy, hãy chuẩn bị tâm lý.

– Chuẩn bị “Work Zone” tại nhà: khi làm việc gọn gàng, đúng kiểu khu làm việc.

– Kỷ luật với chính mình: đi ngủ đúng giờ, dậy đúng giờ, điểm danh vẫn phải đúng giờ, không rời công việc khi vẫn trong giờ làm việc (đừng hứng lên đứng dậy pha mì, pha cafe), thậm chí là mặc đồ công sở.

– Tạo và tuân thủ 100% lịch làm việc hàng ngày:  Mỗi ngày cần có Todolist, lên kế hoạch chi tiết và quyết tâm thực hiện.

– Kết nối với đồng nghiệp: nếu todolist của mình cần phối hợp với đồng nghiệp, hãy đặt lịch làm việc từ ngày hôm trước với họ. Không có chuyện hôm nay bạn làm, liên quan đến người khác bạn lại chạy đi tìm người ta như mọi khi ở công ty. Phải đặt lịch hẹn trước.

– Giữ sức khỏe và tinh thần: tập thể dục (vươn vai cũng được), nghe nhạc 1 chút, tạm tắt máy giữa các giờ làm việc căng thẳng.

– Chú ý công cụ làm việc: điện thoại luôn mở, để thông báo từ các công cụ làm việc không bị bỏ sót.

– Lắng nghe 100% thông báo từ công ty: điều này giúp bạn giữ nhịp với công việc, đồng thời cũng là một sự kết nối với đồng nghiệp.

– Thời gian sinh hoạt hợp lý, điều độ”: đừng biến nhà thành 100% công việc, bạn sẽ sớm quỵ.

Trên đây là những kinh nghiệm được đúc rút từ thực tế của SEONGON, hiện nay, cũng có rất nhiều trang cung cấp thông tin, chia sẻ về các vấn đề Remote Work hay Work From Home, bạn có thể tham khảo thêm trước khi bắt tay vào áp dụng cho doanh nghiệp của mình.

Chúc thành công và chúc toàn thể chúng ta vượt qua khó khăn dịch bệnh, khó khăn kinh tế, để trở lại mạnh mẽ hơn!

Mai Xuân Đạt – CEO SEONGON

 

 

0/5 (0 Reviews)
Nguyễn Ngọc Hưng

Với tôi, có 2 thứ không thể thiếu đối với mọi nhà tiếp thị trong kỉ nguyên số: 1. Nắm vững các nguyên lý nền tảng Marketing 2. Am hiểu các công cụ số để tạo ra trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng