Content Guideline được xem như “kim chỉ nam”, đóng vai trò quan trọng trong quá trình xây dựng nội dung và hình ảnh thương hiệu. Không chỉ giúp định hướng phong cách viết, Content Guideline còn giúp các nhà sáng tạo nội dung truyền tải thông điệp một cách rõ ràng, thu hút và nhất quán. Để hiểu rõ hơn Content Guideline là gì và cách xây dựng thế nào, hãy cùng SEONGON tìm hiểu chi tiết ngay sau đây.
1. Content Guideline là gì?
Content Guideline là một bộ quy tắc hướng dẫn về văn phong, giọng điệu, độ dài, từ ngữ, hình ảnh,… cho những người làm nội dung. Mục tiêu chính của Content Guideline là giúp đội ngũ sáng tạo nội dung hiểu về cách thức truyền đạt, giọng điệu hành văn và phương pháp triển khai. Qua đó đảm bảo thông điệp được truyền tải một cách nhất quán, phản ánh đúng bản sắc thương hiệu và phù hợp với đối tượng mục tiêu.
2. Tại sao cần xây dựng Content Guideline
Content Guideline không chỉ là công cụ hỗ trợ người viết mà còn giúp thể hiện sự chuyên nghiệp và hiệu quả trong chiến lược truyền thông. Dưới đây là 5 lý do cốt lõi giải thích tại sao cần xây dựng Content Guideline cho thương hiệu:
Đảm bảo tính nhất quán của thương hiệu
Khi doanh nghiệp mở rộng quy mô và đội ngũ sáng tạo nội dung tăng lên, việc duy trì giọng điệu, thông điệp thống nhất cũng trở nên phức tạp hơn. Tuy nhiên, xây dựng Content Guideline sẽ giúp:
- Đảm bảo tất cả nội dung đều phản ánh đúng hình ảnh và giá trị cốt lõi mà thương hiệu hướng đến.
- Chống “loãng” tiếng nói thương hiệu khi nội dung do nhiều người và nhiều kênh truyền thông tham gia sản xuất. Từ đó tạo tính nhất quán, giúp khách hàng dễ dàng nhận diện được phong cách riêng của thương hiệu dù dưới bất kỳ hình thức nội dung nào.
Nâng cao chất lượng nội dung
Content Guidelines cung cấp các tiêu chuẩn và kỳ vọng rõ ràng về nội dung với mục đích giúp:
- Người viết biết chính xác yêu cầu về độ dài, từ ngữ, cấu trúc bài, tránh tình trạng nội dung lan man, thiếu trọng tâm. Điều này giúp tạo ra những nội dung chất lượng, phù hợp với mục tiêu chiến lược và đối tượng khách hàng.
- Người phê duyệt có thể dựa vào guideline để đánh giá chất lượng nội dung nhanh hơn, hiệu quả hơn, đáp ứng đúng tiêu chuẩn của thương hiệu.
Dễ dàng cập nhật thay đổi mới
Thị trường và định hướng marketing của doanh nghiệp có thể thay đổi theo thời gian, đồng nghĩa với việc nội dung và chiến lược truyền thông cũng phải linh hoạt. Tuy nhiên khi những điều này thay đổi, doanh nghiệp chỉ cần cập nhật lại Content Guideline và thông báo đến toàn bộ nhân viên. Điều này giúp tiết kiệm thời gian, công sức đào tạo đội ngũ mà vẫn đảm bảo được sự đồng bộ trong chiến lược mới.
Tối ưu quy trình làm việc
Content Guidelines giúp tối ưu hóa quy trình làm việc hiệu quả thông qua những quy chuẩn có sẵn. Cụ thể:
- Khi một bài viết không đạt yêu cầu, người viết có thể dựa vào các nguyên tắc trong Content Guidelines để chỉnh sửa hoặc giao lại bài viết mà không mất quá nhiều thời gian. Điều này giúp cải thiện hiệu quả công việc và tránh tình trạng chỉnh sửa lặp đi lặp lại.
- Giúp quá trình đánh giá và phê duyệt bài viết nhanh và dễ dàng hơn, từ đó tiết kiệm được thời gian cho cả đội ngũ sáng tạo và quản lý.
Hỗ trợ và định hướng người viết
Content Guidelines là một tài liệu tham khảo quan trọng hỗ trợ và định hướng người viết. Với bộ quy chuẩn này sẽ giúp người viết:
- Tự đánh giá được chất lượng nội dung dựa trên guidelines có sẵn, đảm bảo chất lượng bài viết luôn tốt nhất.
- Sử dụng làm tài liệu tham khảo trong quá trình xây dựng content, giúp họ định hình rõ cách thức và phong cách viết phù hợp với thương hiệu.
- Tạo cơ sở chung khi cần trao đổi, góp ý hay đưa ra phản hồi về bài viết.
3. Những yếu tố cần có khi xây dựng Content Guideline
Xây dựng Content Guideline là bước quan trọng để đảm bảo tính nhất quán, chất lượng và hiệu quả của chiến lược nội dung. Tuy nhiên, để có được Content Guideline tốt nhất với doanh nghiệp thì cần sự kết hợp của nhiều yếu tố. Dưới đây là 10 yếu tố quan trọng, không thể thiếu khi xây dựng Content Guideline:
3.1. Quy định về văn phong và tông giọng
Xác định phong cách viết, văn phong và tông giọng sẽ giúp người viết hiểu rõ phong cách content của doanh nghiệp. Cụ thể:
- Phong cách viết: Doanh nghiệp có thể chọn các phong cách viết dựa trên mục tiêu và đối tượng khách hàng hướng đến. Ví dụ một số cách viết như trang trọng, thân thiện, chuyên nghiệp hoặc sáng,…
- Yêu cầu về từ ngữ và ngữ pháp: Nội dung phải đảm bảo đúng ngữ pháp, không viết tắt, không dùng từ lóng, từ địa phương, sử dụng từ ngữ dễ hiểu và đơn giản,…. Ví dụ, nên dùng tiếng Anh Mỹ thay vì tiếng Anh Anh, ưu tiên sử dụng từ ngữ đơn giản và dễ hiểu hoặc thuật ngữ chuyên môn trong các bài viết kỹ thuật.
3.2. Độ dài văn bản
Độ dài của mỗi bài viết là yếu tố quan trọng quyết định lượng thông tin trong bài cũng như sự thu hút với độc giả. Content Guidelines cần quy định rõ về độ dài tối thiểu và tối đa của từng loại nội dung để tránh tình trạng bài viết quá sơ sài hoặc quá dài dòng, gây mất hứng thú cho người đọc.
Ví dụ, bài viết blog có thể yêu cầu độ dài từ 600 – 1200 từ, các bài viết mạng xã hội thì cần ngắn gọn hơn.
3.3. Những chủ đề được ưu tiên và bị cấm
Khi xây dựng Content Guideline, bạn cần xác định các chủ đề nên ưu tiên và chủ đề bị cấm. Đây là yếu tố quan trọng giúp đảm bảo tạo ra những nội dung đúng hướng, tránh các bài viết nhạy cảm hoặc không đúng về thương hiệu.
- Chủ đề ưu tiên: Là những chủ đề doanh nghiệp muốn truyền tải để khách hàng mục tiêu như giá trị cốt lõi, sản phẩm, dịch vụ và các sự kiện đặc biệt.
- Chủ đề bị cấm: Là các chủ đề không phù hợp với thương hiệu hoặc có thể gây tranh cãi. Ví dụ như chính trị, tôn giáo hoặc các vấn đề xã hội nhạy cảm.
Bên cạnh đó, Content Guideline cũng phải quy định rõ về cách thức đề cập đến đối thủ cạnh tranh hoặc nguồn nghiên cứu bị hạn chế. Điều này giúp doanh nghiệp tránh được các vấn đề về pháp lý và rắc rối không đáng có.
3.4. Bảo mật và nguyên tắc khi viết nội dung
Content Guideline cần quy định rõ về vấn đề bảo mật cũng như nguyên tắc viết nội dung. Cụ thể:
- Người viết phải hiểu và tuyệt đối không tiết lộ thông tin liên quan đến bí mật doanh nghiệp. Ví dụ, thông tin sản phẩm sắp ra mắt, chiến lược kinh doanh chưa công bố hoặc các kế hoạch phát triển.
- Định hướng rõ các nội dung có thể gây tranh cãi giúp thương hiệu tránh được các vấn đề truyền thông không đáng có. Ví dụ, bài viết cần tránh dùng từ ngữ nhạy cảm, dễ gây tranh cãi hoặc hình ảnh không hợp với thương hiệu.
3.5. Nổi bật yếu tố thương hiệu
Yếu tố thương hiệu cần được nêu rõ và thể hiện nổi bật dưới nhiều hình thức khác nhau khi xây dựng nội dung. Theo đó, Content Guideline phải đảm bảo:
- Xác định rõ phong cách và giọng điệu doanh nghiệp muốn truyền tải trên các bài viết. Ví dụ: thân thiện, chuyên nghiệp hay sáng tạo.
- Hướng dẫn chi tiết cách sử dụng biệt ngữ và thuật ngữ chuyên ngành phù hợp để bảo đảm tính chính xác và dễ hiểu cho người đọc.
3.6. Đảm bảo về quy tắc SEO
Ứng dụng SEO khi xây dựng nội dung sẽ giúp tăng khả năng xuất hiện của thương hiệu trên công cụ tìm kiếm. Vì thế, Content Guidelines cần nêu rõ các quy tắc SEO:
- Có đầy đủ checklist viết bài chuẩn SEO như hướng dẫn về cách dùng từ khóa, cách tối ưu thẻ tiêu đề, mô tả và nội dung để bài viết,…
- Định hướng chiến lược SEO cụ thể mà đội ngũ viết bài cần tuân theo. Ví dụ, sử dụng từ khóa dài (long-tail keywords), tối ưu hóa tốc độ tải trang, tối ưu hình ảnh,….
3.7. Quản lý và phân phối nội dung
Để đảm bảo tính nhất quán và hiệu quả khi xuất bản nội dung, doanh nghiệp cần có quy trình quản lý và phân phối nội dung rõ ràng. Điều này phải được thể hiện rõ trong Content Guidelines như sau:
- Nêu quy định về cách sắp xếp, lên lịch và phân phối nội dung trên các nền tảng khác nhau. Ví dụ như blog, mạng xã hội, email marketing và website.
- Hướng dẫn cách duy trì giọng điệu thương hiệu nhất quán qua các kênh truyền thông khác nhau khi truyền tải. Ví dụ, đảm bảo giọng điệu thương hiệu giống nhau trên website, Facebook và email marketing.
3.8. Tương tác và phản hồi cộng đồng
Tương tác với cộng đồng và phản hồi bình luận trên các nền tảng trực tuyến là một phần quan trọng khi xây dựng nội dung. Vì thế, Content Guidelines cần phải nêu rõ quy định về cách phản hồi bình luận trên những kênh này. Ví dụ, cách phản hồi lại bình luận khen ngợi, cách xử lý bình luận tiêu cực,…. Điều này giúp bảo vệ hình ảnh thương hiệu và duy trì mối quan hệ tích cực với khách hàng.
3.9. Công cụ hỗ trợ viết và quản lý nội dung
Hiện nay, việc sử dụng các công cụ hỗ trợ viết và quản lý nội dung rất phổ biến ở nhiều doanh nghiệp. Những công cụ này giúp người viết tạo ra nội dung nhanh, chất lượng hơn và quản lý tốt hơn. Tuy nhiên, để tránh lạm dụng công cụ, Content Guidelines cần nêu rõ các quy tắc khi sử dụng như:
- Lập danh sách các công cụ có thể dùng để kiểm tra chất lượng bài viết, quản lý nội dung hay theo dõi hiệu suất. Ví dụ, công cụ kiểm tra ngữ pháp, lỗi chính tả, trùng lặp,…
- Quy định về định dạng tệp cần sử dụng khi gửi bài, ví dụ: .docx, .pdf hoặc .txt.
3.10. Quản lý khâu biên tập nội dung
Cuối cùng, Content Guidelines cần xây dựng các quy định về cách thức biên tập và quản lý nội dung. Cụ thể:
- Đưa ra quy trình biên tập, kiểm duyệt bài viết cụ thể gồm những bước nào, ai có quyền quyết định sửa đổi nội dung khi thay đổi chiến lược.
- Nêu các nguyên tắc linh hoạt được áp dụng trong những trường hợp nào. Điều này giúp tránh làm ảnh hưởng đến việc sản xuất nội dung, đặc biệt là trong những trường hợp khẩn cấp.
4. Phân biệt Content Guideline và Brand Guideline
Brand Guideline và Content Guideline là những bộ quy chuẩn hướng dẫn quan trọng trong xây dựng nội dung và thương hiệu. Trong đó:
- Brand Guideline là những quy chuẩn về nhận diện thương hiệu như hình ảnh, màu sắc, logo, phông chữ, triết lý, sứ mệnh,…. Nó được xem là “kim chỉ nam cho đội Marketing” trong quá trình xây dựng và nhận diện thương hiệu.
- Content Guideline là hướng dẫn chi tiết về cách viết nội dung như văn phong, ngôn ngữ, giọng điệu và cách thức truyền tải thông điệp. Content Guideline là “kim chỉ nam cho đội sản phẩm”.
Để hiểu rõ hơn về 2 bộ quy chuẩn này, bạn có thể tham khảo bảng so sánh dưới đây:
| Tiêu chí | Brand Guideline | Content Guideline |
| Định nghĩa | Là bộ quy chuẩn toàn diện về nhận diện thương hiệu như hình ảnh, màu sắc, logo, phông chữ, triết lý, sứ mệnh,… | Là bộ quy tắc hướng dẫn chi tiết cách tạo và truyền tải nội dung với các yếu tố như giọng điệu, phong cách viết, ngôn ngữ, cách thức truyền tải thông điệp,…. |
| Mục đích | Định hình và duy trì sự nhất quán của thương hiệu về mặt hình ảnh, màu sắc, logo và triết lý thương hiệu. | Đảm bảo nội dung trên tất cả các kênh truyền thông đều có văn phong và giọng điệu nhất quán, phù hợp với giá trị và hình ảnh của thương hiệu. |
| Phạm vi áp dụng | Áp dụng cho toàn bộ nhận diện thương hiệu, bao gồm logo, màu sắc, phông chữ, triết lý thương hiệu, và nhận diện trên các kênh truyền thông (website, quảng cáo, ấn phẩm). | Áp dụng cho tất cả các nội dung được xuất bản trên các kênh truyền thông như website, blog, mạng xã hội, email marketing và các nền tảng trực tuyến khác. |
| Đối tượng sử dụng | Dành cho nhân viên marketing, thiết kế, truyền thông cùng các nhân viên liên quan đến việc xây dựng hình ảnh và nhận diện thương hiệu. | Dành cho những người viết nội dung, biên tập viên, người quản lý nội dung và những ai trực tiếp tham gia vào việc tạo ra nội dung. |
| Nội dung chính | – Định nghĩa sứ mệnh, tầm nhìn và triết lý thương hiệu.
– Quy tắc sử dụng logo, màu sắc, font chữ và các biểu tượng. – Quy tắc sử dụng hình ảnh và biểu tượng trong thiết kế. – Cách sử dụng thương hiệu trên các nền tảng và ấn phẩm khác nhau. |
– Hướng dẫn giọng điệu, phong cách viết phù hợp với thương hiệu.
– Quy chuẩn về độ dài bài viết, cách sử dụng từ ngữ, phong cách viết phù hợp. – Cung cấp hướng dẫn viết bài cho từng đối tượng khách hàng. – Nêu rõ các quy tắc SEO, chủ đề nên và không nên viết. |
| Cách triển khai | Thường được xây dựng bởi các agency chuyên nghiệp hoặc bộ phận marketing của công ty. | Thường được xây dựng bởi chính đội ngũ sản xuất nội dung của công ty. |
Như vậy, có thể thấy Content Guideline có vai trò rất quan trọng trong quá trình xây dựng nội dung. Biết cách áp dụng Content Guideline sẽ giúp nội dung doanh nghiệp xây dựng có tính nhất quán và chất lượng cao, phù hợp với giá trị thương hiệu cũng như khách hàng mục tiêu. Mong rằng những chia sẻ về Content Guideline phía trên của SEONGON sẽ giúp bạn hiểu hơn về bộ quy chuẩn này và sử dụng hiệu quả.
Nếu bạn chưa có kinh nghiệm xây dựng chiến lược content cũng như những chiến thuật SEO thì dịch vụ SEO tổng thể của SEONGON sẽ giúp bạn. Với nhiều năm kinh nghiệm triển khai đa lĩnh vực và ngành nghề, chúng tôi tự tin có thể mang đến cho doanh nghiệp những giải pháp marketing tối ưu và phù hợp nhất. Hãy liên hệ ngay với SEONGON để được tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng!
