Trợ Lý Giám Đốc

Phòng ban: Trợ lý

Chức danh: Trợ lý Giám đốc

Chế độ làm việc: Toàn thời gian

Quản lý trực tiếp: Giám Đốc Lưu Trọng Hiếu

I. MÔ TẢ CÔNG VIỆC

1. Nhóm công việc thư ký

• Sắp xếp lịch làm việc
  • Lên lịch và điều phối thời gian làm việc của CEO cùng các thành viên liên quan.
• Duyệt và trình ký tài liệu
  • Quản lý, kiểm tra và trình ký các tài liệu, giấy tờ cần thiết đến CEO
• Vai trò thư ký cho các cuộc họp có mặt của CEO/ủy quyền từ CEO
  • Chuẩn bị trước cuộc họp (thiết bị, tài liệu, phòng họp, v.v.).
  • Ghi chép các thông tin và vấn đề thảo luận trong cuộc họp & tóm tắt, giao việc đến những người liên quan ngay sau cuộc họp
  • Quản lý deadline và chất lượng các công việc được giao sau cuộc họp.
• Quản lý các đầu công việc
  • Theo dõi và quản lý các công việc mà CEO giao cho mọi người.
• Chuẩn bị tài liệu – báo cáo
  • Chuẩn bị các tài liệu và báo cáo cho CEO trước các cuộc họp và sự kiện.

2. Nhóm công việc trợ lý quản trị vận hành

• Vận hành OKRs công ty
  • Lập kế hoạch và triển khai OKRs toàn công ty theo quy trình có sẵn.
  • Đảm bảo 100% cán bộ nhân viên thực hiện theo kế hoạch OKRs.
• Thiết kế và quản lý luồng vận hành trên tool (Lark)
  • Làm việc với đối tác cung cấp Lark.
  • Thiết kế quy trình và tài liệu vận hành trên tool Lark dựa trên quy trình công ty.
  • Xây dựng tài liệu hướng dẫn và hỗ trợ nhân viên sử dụng tool Lark.
  • Khắc phục các lỗi phát sinh trên tool.
• Trợ lý Tài chính, kế toán
  • Quản lý deadline các báo cáo từ phòng kế toán.
  • Kiểm tra và đánh giá số liệu các báo cáo của phòng kế toán.
  • Phối hợp với phòng kế toán để xây dựng form mẫu và bảng biểu.
• Hỗ trợ phòng Nhân sự
  • Tham gia tổ chức sự kiện nội bộ cùng phòng nhân sự.
• Hỗ trợ phòng Marketing
  • Tham gia tổ chức sự kiện cùng phòng marketing.

II. YÊU CẦU CÔNG VIỆC

Độ tuổi : 20 – 30 tuổi

Bằng cấp : 

• Đại học trở lên.
• Ưu tiên ứng viên tốt nghiệp từ các trường ngành kinh tế bao gồm Ngoại Thương, Kinh tế quốc dân, Ngoại Giao, Đại học Thương Mại, Đại học Hà Nội, Đại học Quốc Gia,…

Kinh nghiệm : 

• Kinh nghiệm Trợ lý Giám đốc/ Tổng Giám đốc từ 1 năm trở lên
• Kinh nghiệm quản lý dự án

Kiến thức

• Hiểu biết về hợp đồng doanh nghiệp B2B
• Hiểu các hàm Excel/Googlesheet để làm các báo cáo tổng hợp dữ liệu và các mục đích khác cho doanh nghiệp (ví dụ: SUMIFS, IFS, COUNT, COUNTIFS, VLOOKUP, AVERANGE, …)
• Biết làm slide logic dạng ppt hoặc Canvas, tốc độ nhanh
• Biết sử dụng bản đồ tư duy là một lợi thế
• Có kiến thức về quản trị dự án
• Biết đọc/phân tích số liệu tài chính doanh nghiệp là một lợi thế
• Hiểu biết về các công cụ quản trị doanh nghiệp, quản lý công việc như Lark, Base, Hubspot, Asana,… ( cách thức vận hành của tool, có thể biến một quy trình được viết sẵn thành luồng vận hành trên tool tương ứng thì bạn có thêm xxx điểm cộng nhé! )
• Biết về phương thức quản trị OKRs là một lợi thế (không biết cũng không sao, vào SEONGON sẽ được đào tạo)

Kỹ Năng: 

• Kỹ năng giao tiếp tốt (bằng lời nói & viết)
• Khả năng takenote nhanh & chính xác
• Kỹ năng quản lý dự án (Có kinh nghiệm quản lý dự án với số lượng người tham gia lớn là một lợi thế)
  • Biết sắp xếp & lập kế hoạch
  • Kỹ năng phối hợp/thúc đẩy công việc với những người liên quan
  • Có khả năng bám sát và quản lý thời gian/ deadline công việc tốt
• Có khả năng tìm hiểu & tư duy để thiết kế quy trình & tài liệu vận hành trên các công cụ kỹ thuật số
• Có tư duy logic, nhạy bén với các con số/số liệu. Có kinh nghiệm kiểm tra, đánh giá số liệu tài chính là lợi thế

Tính cách/ Con người: 

• Là người chăm chỉ, cẩn thận, tỉ mỉ, chỉnh chu trong công việc
• Con người quyết liệt, làm việc đến cùng
• Có thái độ tích cực, tập trung vào hiệu quả công việc
• Có độ lì cao, chịu áp lực tốt
  Đặc thù công việc: Chịu được áp lực hoàn thành công việc, nhưng khả năng hoàn thành đầu việc đó lại nằm phần lớn ở người khác chứ không phải bản thân mình

• Là người đam mê mày mò, tìm hiểu, nghiên cứu tool để giải quyết vấn đề
• Thẳng thắn, đi thẳng vào vấn đề, chủ động đưa ra quan điểm công việc
• Kiểu người nhanh nhẹn, hoạt bát, hòa đồng, lăn xả cùng đồng đội

III. QUYỀN LỢI

• Được làm việc , học hỏi dẫn dắt từ CEO SEONGON
• Có cơ hội quản lý các dự án mới, mang tính đột phá/quan trọng do chính CEO SEONGON là trưởng dự án

Lương, thưởng : 

• Mức lương: 12.000.000 – 20.000.000 VND
• Lương hiệu quả theo chính sách của công ty
• Thưởng ghi nhận đặc biệt tức thời theo chính sách của công ty
• Các chính sách thưởng ngày lễ 30/4 – 1/5 , 2/9, tết dương lịch
• Chia lợi nhuận cuối năm

Phụ cấp, các quyền lợi khác : 

• Phụ cấp ăn trưa và các phụ cấp khác theo quy định của luật lao động & chính sách công ty
• Đóng BHXH đầy đủ
• Khám sức khỏe định kỳ mỗi năm/ lần
• Du lịch cùng Công ty mỗi năm 1 lần và các chương trình gắn kết
• Làm việc trong môi trường chuyên nghiệp với mô hình quản trị theo mục tiêu OKRs.

IV ĐỊA ĐIỂM/THỜI GIAN LÀM VIỆC 

• Từ thứ 2 đến Thứ 6: 8h30 đến 17h30
• 25 Nam Đồng, Quận Đống Đa, Hà Nội

V. THÔNG TIN LIÊN HỆ

• Tải CV mẫu của SEONGON có kèm ảnh chân dung TẠI ĐÂY, điền & gửi về địa chỉ: tuyendung@seongon.com kèm Tiêu đề “Vị trí ứng tuyển – Họ tên”
• Liên hệ: Hotline :0936364128