Có nhiều lý do cần thay đổi hồ sơ thanh toán Google Ads, từ cập nhật thông tin pháp lý đến chuyển đổi phương thức thanh toán. Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết từng bước để bạn dễ dàng thay đổi hồ sơ thanh toán, đảm bảo quá trình diễn ra suôn sẻ và tránh gặp các vấn đề không đáng có. Cùng SEONGON tìm hiểu ngay!
1. Hồ sơ thanh toán Google Ads là gì? Các thành phần cốt lõi
Hồ sơ thanh toán Google Ads là một tập hợp các thông tin quan trọng, đóng vai trò như một trung tâm lưu trữ chi tiết về người hoặc tổ chức chịu trách nhiệm pháp lý cho các chi phí quảng cáo phát sinh từ tài khoản Google Ads. Hồ sơ này cũng bao gồm thông tin về các phương thức thanh toán được sử dụng, các dữ liệu liên quan đến thuế và thông tin liên hệ của những người được ủy quyền quản lý các vấn đề thanh toán.
Hồ sơ thanh toán Google Ads là cơ sở để Google xử lý các giao dịch và đảm bảo tính minh bạch tài chính. Các thành phần chính của một hồ sơ thanh toán Google Ads bao gồm :
- Người thanh toán
- Phương thức thanh toán
- Thông tin thuế
- Người liên hệ
- Ngôn ngữ của tài liệu
2. Khi nào cần thay đổi hồ sơ thanh toán Google Ads?
Việc thay đổi hồ sơ thanh toán Google Ads có thể xuất phát từ nhiều nguyên nhân khác nhau, phản ánh sự thay đổi trong hoạt động kinh doanh, yêu cầu quản lý hoặc tuân thủ chính sách. Dưới đây là những lý do phổ biến nhất :
- Doanh nghiệp có sự thay đổi về thông tin pháp lý
- Cần cập nhật thông tin phương thức thanh toán
- Thay đổi trong quản lý người dùng và quyền truy cập
- Để tối ưu hóa cho mục đích thuế và kế toán
- Khi có sự thay đổi về đơn vị quản lý quảng cáo
- Trong trường hợp có vấn đề về nợ xấu hoặc thanh toán đáng ngờ
- Để tuân thủ các yêu cầu của Google khi chính sách như xác minh nhà quảng cáo đòi hỏi thông tin trong hồ sơ thanh toán phải chính xác và khớp với giấy tờ pháp lý, bao gồm cả việc cập nhật loại hình hồ sơ từ “Cá nhân” sang “Tổ chức” khi cần.
3. Hướng dẫn chi tiết cách thay đổi hồ sơ thanh toán Google Ads
Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách thay đổi hồ sơ thanh toán Google Ads cho tài khoản Ads cá nhân và người quản lý (MCC):
3.1. Thay đổi hồ sơ thanh toán Google Ads cho tài khoản Ads cá nhân
Để giúp bạn nắm rõ cách thức điều chỉnh thông tin thanh toán cho loại tài khoản này, hãy cùng đi sâu vào các bước cụ thể, bắt đầu từ những yếu tố nền tảng cần chuẩn bị.
3.1.1. Điều kiện và quyền truy cập cần thiết
Để thực hiện các thay đổi trong hồ sơ thanh toán của tài khoản Google Ads cá nhân, người dùng cần đảm bảo có đủ quyền truy cập và chuẩn bị các thông tin cần thiết.
Quyền truy cập: Việc thực hiện các thay đổi liên quan đến thanh toán đòi hỏi các cấp độ quyền hạn nhất định trong tài khoản Google Ads và đôi khi là cả trong hồ sơ thanh toán Google (Google Payments Profile).
- Để thực hiện hầu hết các thay đổi cơ bản trong cài đặt thanh toán của Google Ads, người dùng thường cần có quyền “Quản trị” (Admin) hoặc “Chuẩn” (Standard) đối với tài khoản Google Ads.
- Tuy nhiên, để chỉnh sửa các chi tiết cụ thể của hồ sơ thanh toán hoặc quản lý phương thức thanh toán, Google yêu cầu quyền “Quản trị” hoặc “Chỉnh sửa hồ sơ thanh toán”.
- Một điểm đặc biệt quan trọng là để xóa một người dùng thanh toán khỏi hồ sơ, người thực hiện phải là “Quản trị viên của Hồ sơ thanh toán”. Quyền này thường được quản lý tại trung tâm thanh toán của Google (payments.google.com), cho thấy sự phân cấp trong quản lý quyền.
Một số thay đổi có thể được thực hiện trực tiếp trong giao diện Google Ads nhưng các thay đổi cấu trúc liên quan đến người dùng cốt lõi hoặc quyền sở hữu của hồ sơ thanh toán thường được quản lý ở cấp độ Hồ sơ thanh toán Google.
Trước khi tiến hành thay đổi, người dùng nên chuẩn bị sẵn các thông tin sau để quá trình diễn ra nhanh chóng và chính xác:
- Thông tin chi tiết của phương thức thanh toán mới (ví dụ: số thẻ tín dụng/ghi nợ, ngày hết hạn, mã CVV).
- Thông tin tài khoản ngân hàng (nếu áp dụng hình thức chuyển khoản hoặc liên kết ngân hàng).
- Địa chỉ thanh toán cập nhật.
- Mã số thuế doanh nghiệp hoặc cá nhân (nếu có sự thay đổi hoặc cần bổ sung).
3.1.2. Hướng dẫn thao tác chi tiết
Các bước để cập nhật hoặc chỉnh sửa thông tin người thanh toán thường như sau:
- Đăng nhập vào tài khoản Google Ads của bạn.
- Nhấp vào biểu tượng “Thanh toán” (thường là hình chiếc ví hoặc tương tự) trong menu điều hướng.
- Chọn mục “Cài đặt” (Settings). Trong một số giao diện cũ hơn hoặc trải nghiệm Google Ads mới, người dùng có thể cần nhấp vào biểu tượng công cụ (hình cờ lê) ở góc trên bên phải, sau đó tìm “Lập hóa đơn và thanh toán” trong tiêu đề “Thiết lập”, rồi chọn “Cài đặt” từ menu bên trái.
- Tìm đến phần có tiêu đề “Thông tin chi tiết về người thanh toán” (Payer details) hoặc “Hồ sơ thanh toán” (Payments profile).
- Tại các trường thông tin bạn muốn thay đổi (ví dụ: tên, địa chỉ, số điện thoại, thông tin thuế), hãy nhấp vào biểu tượng bút chì (edit icon) bên cạnh trường đó.
- Chọn loại tài khoản.
- Nhập thông tin cập nhật của bạn.
- Nhấp vào “Lưu” (Save) để hoàn tất thay đổi.
3.2. Thay đổi hồ sơ thanh toán Google Ads cho tài khoản người quản lý (MCC)
Đối với các nhà quảng cáo hoặc đại lý quản lý đồng thời nhiều tài khoản Google Ads thông qua tài khoản người quản lý (MCC), việc thay đổi hồ sơ thanh toán cho các tài khoản khách hàng (tài khoản con) có những đặc thù riêng. Quy trình này không chỉ khác biệt so với tài khoản cá nhân mà còn đòi hỏi sự hiểu biết về cách MCC tương tác với các hồ sơ thanh toán và quyền hạn cần thiết.
3.2.1. Điều kiện
Trước khi có thể thực hiện bất kỳ thay đổi nào liên quan đến hồ sơ thanh toán của tài khoản khách hàng thông qua MCC, có một số điều kiện tiên quyết bắt buộc phải được đáp ứng, cụ thể như sau:
Quyền truy cập Tài khoản Người quản lý (MCC):
Người dùng thực hiện các thay đổi phải đăng nhập vào tài khoản MCC với một trong các vai trò có đủ thẩm quyền. Các vai trò này thường bao gồm “Quản trị” (Admin), “Chuẩn” (Standard), hoặc “Chỉ có quyền thanh toán” (Billing-only access).
Liên kết Hồ sơ thanh toán với Tài khoản Người quản lý (MCC):
Để một tài khoản MCC có thể chỉ định một hồ sơ thanh toán cụ thể cho một tài khoản khách hàng, hồ sơ thanh toán đó phải được liên kết với chính tài khoản MCC đang thực hiện thao tác.
Điều này áp dụng cho cả hồ sơ thanh toán hiện tại (nếu tài khoản khách hàng đã có thiết lập thanh toán) và hồ sơ thanh toán mới mà người quản lý muốn chuyển sang. Nếu hồ sơ thanh toán mới dự kiến sử dụng chưa được liên kết với MCC, người quản lý bắt buộc phải thực hiện việc liên kết này trước khi có thể tiến hành quy trình “Chuyển người thanh toán”.
Bên cạnh đó, hồ sơ thanh toán phải thuộc loại “Tổ chức” (Organization) và người dùng thực hiện việc liên kết phải có quyền quản trị đối với cả tài khoản MCC và hồ sơ thanh toán đó.
Lưu ý: Người liên hệ chính có tên trong hồ sơ thanh toán phải phê duyệt mọi thay đổi đối với hồ sơ thanh toán, kể cả việc liên kết. Những thay đổi này cũng phải được một người sử dụng địa chỉ email có cùng tên miền của công ty (ví dụ: person@) phê duyệt.
3.2.2. Hướng dẫn thao tác chi tiết
- Đăng nhập (Sign in) vào tài khoản người quản lý Google Ads của bạn.
- Đi tới “Tài khoản” (Accounts) rồi chọn “Ngân sách” (Budgets).
- Chọn tài khoản khách hàng bạn muốn sửa đổi từ cột “Tài khoản thanh toán” (Payments account).
- Nhấp vào “Giao dịch thanh toán” (Billing transfers), sau đó chọn “Thay đổi người thanh toán” (Change who pays).
- Lưu ý: Chỉ những hồ sơ thanh toán đã được liên kết với tài khoản người quản lý của bạn mới xuất hiện. Nếu trang doanh nghiệp mong muốn không xuất hiện, bạn cần liên kết trang doanh nghiệp đó trước khi tiếp tục. Bạn có thể tìm hiểu cách liên kết hồ sơ thanh toán tại đây.
- Chọn thời điểm thay đổi có hiệu lực: ngay lập tức (“As soon as possible”) hoặc vào một ngày cụ thể (“select a date”).
- Bạn có thể chọn một thiết lập thanh toán (Billing setup) hiện có hoặc tạo một thiết lập mới:
- Trường hợp Chọn một thiết lập thanh toán (Billing setup) hiện có: Nhấp vào biểu tượng bút chì.
- Một cửa sổ mới sẽ mở ra để bạn chọn một thiết lập thanh toán bao gồm hồ sơ thanh toán mong muốn của bạn.
- Trường hợp Tạo một thiết lập thanh toán mới (Create a new billing setup):
- Một cửa sổ sẽ xuất hiện để tìm kiếm hồ sơ thanh toán đã được liên kết với tài khoản người quản lý của bạn, chọn hồ sơ theo mong muốn và bấm Tiếp tục (Continue).
- Lưu các thay đổi bằng cách nhấp vào “Lưu và tiếp tục” (Save and continue).
- Trên trang “Thiết lập ngân sách” (Budget setup), cập nhật các thông tin về ngân sách của bạn và nhấp vào “Lưu và hoàn tất” (Save and finish).
4. Ảnh hưởng của việc thay đổi hồ sơ thanh toán Google Ads
Việc thay đổi hồ sơ thanh toán Google Ads có thể tác động đến hoạt động quảng cáo và tài chính theo nhiều cách:
- Gián đoạn chiến dịch: Nếu thông tin thanh toán mới không được xác minh hoặc gặp lỗi, quảng cáo có thể bị tạm dừng, làm giảm hiệu quả tiếp cận khách hàng và gây chậm trễ khi quảng cáo hoạt động trở lại do quá trình xem xét của Google.
- Lịch sử thanh toán phức tạp: Lịch sử thanh toán và hóa đơn cũ vẫn gắn liền với hồ sơ cũ, đòi hỏi người dùng phải quản lý và đối chiếu thông tin từ nhiều nguồn, gây khó khăn cho kế toán và kiểm toán. Thông tin trên hóa đơn cũ cũng không được cập nhật theo hồ sơ mới.
- Mất mát tín dụng quảng cáo: Các khoản tiền thưởng quảng cáo thường không được chuyển khi thay đổi hồ sơ thanh toán, có thể dẫn đến mất số tiền này. Việc hoàn lại tín dụng chưa dùng cũng rất hạn chế.
- Quản lý số dư tồn đọng: Bạn cần thanh toán riêng các khoản nợ còn lại trên hồ sơ cũ. Nếu có số dư tiền thật chưa dùng, người dùng phải hủy tài khoản cũ để được hoàn tiền.
- Chi phí phát sinh: Thanh toán quốc tế có thể chịu phí giao dịch và phí làm thẻ. Google cũng có thể trừ một khoản nhỏ để xác minh thẻ. Tại Việt Nam, nhà quảng cáo còn phải chịu thêm thuế GTGT 5%.
5. Các lỗi thường gặp và cách khắc phục khi thay đổi hồ sơ thanh toán Google Ads
Quá trình thay đổi hồ sơ thanh toán Google Ads đôi khi có thể gặp phải một số lỗi hoặc sự cố. Việc nhận biết sớm các lỗi này và biết cách khắc phục sẽ giúp giảm thiểu gián đoạn cho hoạt động quảng cáo.
5.1. Thông tin không chính xác, thẻ bị từ chối, không đủ tiền
Đây là nhóm lỗi phổ biến nhất, thường xuất phát từ các vấn đề liên quan đến phương thức thanh toán hoặc thông tin do người dùng cung cấp:
1 – Lỗi do thông tin không chính xác:
- Người dùng nhập sai số thẻ tín dụng/ghi nợ
- Ngày hết hạn thẻ không đúng
- Mã CVV/CVC (mã bảo mật ở mặt sau thẻ) bị nhập sai
- Địa chỉ thanh toán đăng ký với Google Ads không khớp với địa chỉ đã đăng ký với ngân hàng phát hành thẻ.
Cách khắc phục: Bước đầu tiên và quan trọng nhất là kiểm tra lại thật kỹ lưỡng tất cả các thông tin đã nhập, đảm bảo chúng hoàn toàn chính xác và trùng khớp với thông tin do ngân hàng cung cấp. Nên đối chiếu cẩn thận từng chữ số và ký tự.
2 – Lỗi do vấn đề về thẻ hoặc tài khoản ngân hàng:
- Thẻ thanh toán đã hết hạn sử dụng
- Tài khoản ngân hàng liên kết với thẻ không có đủ số dư để thực hiện giao dịch
- Thẻ bị ngân hàng khóa do nghi ngờ gian lận hoặc các lý do bảo mật khác
- Giao dịch vượt quá hạn mức chi tiêu hàng ngày hoặc hạn mức cho mỗi giao dịch mà ngân hàng cho phép
- Thẻ không được kích hoạt chức năng thanh toán trực tuyến (online) hoặc thanh toán quốc tế
- Thẻ không cho phép các giao dịch thanh toán tự động định kỳ.
Cách khắc phục: Trong những trường hợp này, người dùng cần liên hệ trực tiếp với ngân hàng phát hành thẻ để làm rõ nguyên nhân và yêu cầu hỗ trợ. Các giải pháp có thể bao gồm:
- Nạp thêm tiền vào tài khoản
- Yêu cầu ngân hàng mở khóa thẻ
- Nâng hạn mức giao dịch
- Kích hoạt các tính năng thanh toán cần thiết
- Cập nhật thông tin thẻ mới nếu thẻ cũ đã hết hạn
- Nếu vấn đề không thể giải quyết với thẻ hiện tại, người dùng nên cân nhắc sử dụng một thẻ thanh toán khác
5.2. Lỗi từ phía hệ thống, không thể liên kết hồ sơ, xác minh thất bại
Ngoài các lỗi do người dùng, một số vấn đề có thể phát sinh từ phía hệ thống của Google, ngân hàng hoặc trong quá trình xác minh:
1 – Lỗi từ phía hệ thống:
Hệ thống của Google Ads hoặc hệ thống của ngân hàng phát hành thẻ có thể đang trong quá trình bảo trì định kỳ hoặc gặp phải sự cố kỹ thuật tạm thời, dẫn đến việc không thể xử lý giao dịch hoặc cập nhật thông tin.
Cách khắc phục:
- Trong trường hợp này, giải pháp đơn giản nhất thường là kiên nhẫn chờ đợi một khoảng thời gian (vài giờ) rồi thử lại.
- Nếu nghi ngờ lỗi từ phía ngân hàng, người dùng nên liên hệ với ngân hàng.
- Nếu vấn đề kéo dài và nghi ngờ lỗi từ phía Google, việc liên hệ với bộ phận hỗ trợ của Google Ads là cần thiết.
2 – Lỗi “Hồ sơ không thể liên kết” (Profile cannot be linked):
Khi người dùng cố gắng liên kết một Hồ sơ thanh toán mới với tài khoản Google Ads hoặc tài khoản MCC, họ có thể gặp thông báo lỗi chung chung như “Hồ sơ không thể liên kết”. Nguyên nhân có thể đa dạng, bao gồm:
- Người dùng không có đủ quyền truy cập để thực hiện thao tác này
- Hồ sơ thanh toán đó không hợp lệ (ví dụ, bị tạm ngưng hoặc có thông tin không đầy đủ)
- Có sự xung đột với các cài đặt thanh toán hiện có của tài khoản
Cách khắc phục:
- Cần kiểm tra lại các quyền truy cập của tài khoản đang sử dụng, đảm bảo Hồ sơ thanh toán dự định liên kết là hợp lệ và không có vấn đề gì.
- Nếu không tự giải quyết được, bạn cần liên hệ hỗ trợ của Google để được trợ giúp cụ thể.
3 – Lỗi xác minh thất bại:
Quá trình xác minh danh tính nhà quảng cáo (Advertiser Verification) hoặc xác minh hồ sơ thanh toán có thể thất bại. Nguyên nhân phổ biến là do thông tin hoặc giấy tờ được cung cấp không khớp chính xác với thông tin đã đăng ký, giấy tờ không hợp lệ (ví dụ: hết hạn, không rõ ràng, bản sao không được chấp nhận) hoặc thông tin cung cấp không đầy đủ.
Cách khắc phục:
- Đảm bảo rằng tất cả thông tin cung cấp trong quá trình xác minh (tên, địa chỉ, mã số thuế,…) phải khớp hoàn toàn với thông tin trên các giấy tờ pháp lý.
- Các bản scan hoặc hình ảnh của giấy tờ phải rõ nét, đầy đủ và còn hiệu lực.
- Nếu xác minh thất bại nhiều lần, người dùng nên liên hệ với bộ phận hỗ trợ của Google để được hướng dẫn thêm hoặc yêu cầu xem xét thủ công. Sự thiếu nhất quán giữa thông tin khai báo và giấy tờ chứng minh là một rào cản lớn và thường xuyên dẫn đến thất bại trong quá trình xác minh, bởi Google cần đảm bảo tính xác thực và minh bạch của nhà quảng cáo.
5.3. Tài khoản bị tạm ngưng do vấn đề thanh toán
Đây là một trong những hậu quả nghiêm trọng nhất của các vấn đề liên quan đến thanh toán:
Nguyên nhân:
- Tài khoản Google Ads có thể bị tạm ngưng nếu các khoản thanh toán liên tục không thành công, có lịch sử nợ xấu với Google
- Hệ thống phát hiện các hoạt động thanh toán đáng ngờ (ví dụ: sử dụng thẻ bị đánh cắp, thay đổi thông tin liên tục một cách bất thường)
- Thông tin thanh toán cung cấp không chính xác hoặc không thể xác minh
- Có các vi phạm chính sách khác của Google liên quan đến thanh toán
Cách khắc phục:
- Xem xét kỹ thông báo: Khi tài khoản bị tạm ngưng, Google thường sẽ gửi một email thông báo nêu rõ lý do (hoặc ít nhất là chính sách bị vi phạm). Bạn cần đọc kỹ thông báo này.
- Đánh giá và sửa đổi: Dựa trên thông báo của Google, nhà quảng cáo cần tự đánh giá lại các cài đặt thanh toán, thông tin hồ sơ, các chiến dịch quảng cáo và trang web của mình để xác định và khắc phục các yếu tố vi phạm.
- Liên hệ Google để khiếu nại (nếu cần): Nếu cho rằng tài khoản của mình bị tạm ngưng một cách oan uổng hoặc đã khắc phục hoàn toàn các lỗi, nhà quảng cáo có thể gửi đơn khiếu nại đến Google. Một lưu ý khi gửi khiếu nại là nên sử dụng một địa chỉ IP “sạch” (chưa từng liên quan đến các tài khoản Google Ads bị khóa trước đó) để truy cập và gửi khiếu nại, nhằm tránh việc Google nghi ngờ thêm.
Tóm lại, việc thay đổi hồ sơ thanh toán Google Ads là một quy trình quan trọng, đòi hỏi sự cẩn trọng và chính xác. Hiểu rõ các bước thực hiện và các lỗi thường gặp sẽ giúp bạn quản lý tài khoản quảng cáo hiệu quả hơn. Nếu bạn cần hỗ trợ chuyên nghiệp, hãy lựa chọn ngay dịch vụ quảng cáo Google của SEONGON để được tư vấn và tối ưu hóa chiến dịch.
