Mô tả công việc
1. Điều phối Đơn hàng & Kho vận (Order & Fulfillment Coordination):
– Theo dõi dòng chảy đơn hàng hàng ngày trên hệ thống, đảm bảo các đơn hàng (cả “Early Access” và “Best Seller”) được gửi đến đúng các bên liên quan (xưởng sản xuất, kho vận) một cách chính xác.
– Làm việc trực tiếp với đối tác kho vận (3PL) để xử lý các vấn đề phát sinh: lỗi đồng bộ đơn hàng, sai địa chỉ, các yêu cầu đặc biệt.
– Giám sát và cập nhật trạng thái của các đơn hàng theo từng luồng fulfillment riêng.
– Là đầu mối quản lý thông tin mã vận đơn (tracking number), đảm bảo chúng được cập nhật chính xác và kịp thời cho khách hàng.
2. Quản lý Đối tác Chăm sóc Khách hàng (CS Partner Management):
– Tiếp nhận và xử lý các trường hợp leo thang (Tier 2 support) từ đội ngũ CSKH mà họ không thể tự giải quyết (ví dụ: các ca đổi trả phức tạp, khiếu nại về chất lượng, đơn hàng bị thất lạc).
– Cung cấp thông tin cần thiết (về tình trạng vận chuyển, chính sách đổi trả, thông tin sản phẩm) để đội ngũ CSKH có thể hỗ trợ khách hàng tốt nhất.
– Theo dõi báo cáo và các chỉ số hiệu suất của đội ngũ CSKH.
3. Quản lý Sản phẩm: Đăng sản phẩm mới hàng ngày/tuần, cập nhật sản phẩm, cập nhật thông tin, hình ảnh, giá cả, và tối ưu hóa các bộ sưu tập (early access, best seller) để thúc đẩy bán hàng.
4. Báo cáo & Tổng hợp Dữ liệu Vận hành:
– Tổng hợp các dữ liệu vận hành quan trọng từ nhiều nguồn (báo cáo của kho vận, báo cáo của CSKH, dữ liệu đơn hàng Shopify).
– Tạo và gửi một báo cáo tổng quan hàng ngày (dưới dạng một dashboard đơn giản) cho Ban Giám đốc, bao gồm các chỉ số chính: số đơn đã xử lý, số đơn đang chờ, các vấn đề tồn đọng, các chủ đề CSKH nổi bật, tỷ lệ đổi trả…
– Phân tích các nút thắt trong quy trình vận hành và đề xuất các giải pháp cải thiện.
Yêu cầu ứng viên
– Sử dụng cực kỳ thành thạo Google Sheets (hoặc Excel) để theo dõi, quản lý và làm báo cáo.
– Tư duy hệ thống, quy trình và có khả năng giải quyết vấn đề một cách logic, đặc biệt là các vấn đề liên quan đến kho vận.
– Chủ động – tự giác trong công việc
– Kỹ năng giao tiếp (cả bằng lời nói và văn bản) rõ ràng, mạch lạc để làm việc hiệu quả với nhiều đối tác khác nhau.
– Tiếng Anh đọc hiểu và viết tốt để làm việc với các đối tác quốc tế.
Yêu cầu ưu tiên:
– Có kinh nghiệm làm việc trực tiếp với các đơn vị kho vận bên thứ ba (3PL).
– Đã từng sử dụng Shopify ở góc độ quản lý đơn hàng và vận hành.
– Có kinh nghiệm làm việc với các hệ thống hỗ trợ khách hàng (VD: Zendesk, Gorgias) ở vai trò quản lý hoặc xử lý các ca leo thang.
– Có khả năng phân tích dữ liệu cơ bản để tìm ra các xu hướng và vấn đề.
– Tiếng Trung giao tiếp cơ bản là 1 lợi thế.
Quyền lợi
– Thu nhập: 15 – 20 triệu VND/tháng, tùy năng lực.
– Lương cứng: 10 – 15 triệu.
– Lương hiệu quả: Thưởng hiệu suất hàng quý/năm dựa trên các chỉ số vận hành chính như: tốc độ xử lý đơn hàng, tỷ lệ đơn hàng lỗi, mức độ hài lòng của khách hàng đối với các vấn đề được xử lý…
– Lộ trình Phát triển: Đây là một vị trí nền tảng cực kỳ quan trọng trong đội ngũ. Sau khi chứng tỏ được năng lực và làm chủ các quy trình, bạn sẽ có cơ hội phát triển lên vị trí Trưởng phòng Vận hành (Operations Manager), chịu trách nhiệm xây dựng đội ngũ, lựa chọn và quản lý các đối tác chiến lược, và sở hữu toàn bộ trải nghiệm sau khi mua hàng của khách hàng.
– Ghi nhận đặc biệt ngay lập tức khi bạn đạt thành tích tốt
– Thường xuyên đào tạo nội bộ nâng cao chuyên môn, kỹ năng
Phụ cấp, các quyền lợi khác
– Đóng BHXH đầy đủ.
– Xét tăng lương 6 tháng/lần.
– Du lịch cùng công ty 1 lần/năm.
– Làm việc trong môi trường chuyên nghiệp với mô hình quản trị theo mục tiêu OKRs.
