Phòng ban: Hành chính – Nhân sự
Chức danh: Nhân viên Hành chính – Nhân sự
Chế độ làm việc: Toàn thời gian
Quản lý trực tiếp: Trưởng phòng Hành chính – Nhân sự
1. MÔ TẢ CÔNG VIỆC:
Mục đích công việc:
- Hành chính:
– Vận hành, quản lý tòa nhà.
– Văn thư (quản lý giấy tờ, con dấu), lễ tân (Đón tiếp khách) - Nhân sự:
– Thực hiện làm và quản lý Hợp đồng lao động, hồ sơ nhân sự.
– Làm Bảng chấm công làm cơ sở tính lương cho người lao động.
– Xử lý thủ tục, chế độ liên quan tới BHXH đảm bảo quyền lợi người lao động.
Nhiệm vụ chính:
Vận hành quản lý tòa nhà
- Mua sắm Trang thiết bị văn phòng, công cụ dụng cụ, văn phòng phẩm, hậu cần
– Thực hiện công tác mua sắm Trang thiết bị, VPP, CCDC theo đúng số lượng, chủng loại được phê duyệt
– Đảm bảo mua sắm đúng quy trình của công ty;
– Cập nhật vào danh mục tài sản, TTB văn phòng của công ty;
– Thực hiện thanh toán, hoàn ứng đúng quy định của công ty;
– Chủ động tìm kiếm, lựa chọn các nhà cung cấp tốt nhất, tham mưu cho lãnh đạo phòng lựa chọn giá tối ưu và các điều khoản thương mại tốt nhất, chất lượng đảm bảo theo yêu cầu
– Quản lý tài sản cố định (TSCĐ):
– Theo dõi, kiểm kê TSCĐ định kỳ Tài sản cố định theo quy định của công ty định kỳ.
– Giám sát việc việc sử dụng đúng cách và hợp lý TSCĐ, xử lý các trường hợp vi phạm quy định sử dụng TSCĐ & chủ động nâng cấp/bảo dưỡng các TSCĐ để đảm bảo sử dụng hiệu quả và tối ưu.
- Quản lý tài sản cố định
– Theo dõi, kiểm kê TSCĐ định kỳ Tài sản cố định theo quy định của công ty định kỳ.
– Giám sát việc việc sử dụng đúng cách và hợp lý TSCĐ, xử lý các trường hợp vi phạm quy định sử dụng TSCĐ & chủ động nâng cấp/bảo dưỡng các TSCĐ để đảm bảo sử dụng hiệu quả và tối ưu.
- Điều phối, giám sát nhân viên bảo vệ, tạp vụ:
– Thực hiện phân công, quản lý công việc cho tạp vụ, đảm bảo:
+ Văn phòng luôn đảm bảo sạch sẽ, ngăn nắp, gọn gàng không bẩn, rác, lộn xộn;
+ Kiểm soát tình hình văn phòng, đề xuất các giải pháp xử lý những tồn đọng trong công tác vận hành tòa nhà.
– Thực hiện phân công, điều phối công việc của bảo vệ đảm bảo an toàn an ninh, đón tiếp khách khi tới văn phòng.
Quản lý văn thư, giấy tờ, đón tiếp
- Văn thư hành chính– Cập nhật thông tin về số văn bản sau khi đóng dấu theo quy định;
– Biết phân loại, sắp xếp, luân chuyển và bảo quản văn thư theo đúng quy trình của Công ty.
– Phân loại, sắp xếp, luân chuyển và bảo quản văn thư theo đúng quy trình của Công ty.
– Soạn thảo được các văn bản giao dịch hành chính thông thường.
– Quản lý và đóng dấu đúng quy định về quản lý con dấu;
– Điều chỉnh và cập nhật hệ thống quản lý văn thư phù hợp với yêu cầu hoạt động của Công ty. - Lễ tân, đón tiếp– Tiếp đón và hướng dẫn ứng viên, khách hàng, đối tác đến gặp gỡ, làm việc tại công ty theo tiêu chuẩn của công ty.
– Liên hệ với bộ phận, cá nhân liên quan gặp không để khách đợi lâu - Khác
– Hỗ trợ đặt lịch công tác cho lãnh đạo (taxi, nhà hàng, khách sạn, vé máy bay…);
– Thực hiện các hoạt động hành chính khác do Trưởng phòng HCNS giao.
Thực hiện làm và quản lý Hợp đồng lao động, hồ sơ nhân sự
- Soạn thảo hợp đồng lao động cho các ứng viên đã trúng tuyển.
- Hướng dẫn, giới thiệu cho nhân viên mới về các chính sách, quy định nhân sự của Công ty.
- Cập nhật, sắp xếp, lưu trữ hồ sơ người lao động đúng quy định
- Cập nhật các loại tài liệu, hồ sơ liên quan đến quá trình thực hiện công việc của nhân viên như hồ sơ đào tạo, đánh giá, cung cấp tài sản, công cụ, ….
- Theo dõi, cập nhật số liệu tăng giảm BHXH, BHYT và đối chiếu với cơ quan BHXH hàng tháng.
- Theo dõi biến động nhân sự. Định kỳ thống kê, lập báo cáo phân tích tình hình sử dụng nhân sự trình Trưởng phòng xem xét để báo cáo Giám Đốc.
Làm Bảng chấm công làm cơ sở tính lương cho người lao động
- Thêm nhân sự vào app chấm công để tổng hợp, theo dõi cuối tháng.
- Tổng hợp ngày công, tính lương, thưởng và các chế độ đãi ngộ khác cho người lao động chuyển Phòng kế toán kiểm tra hàng tháng.
Xử lý thủ tục, chế độ liên quan tới BHXH đảm bảo quyền lợi người lao động
- Theo dõi, cập nhật số liệu tăng giảm BHXH, BHYT và đối chiếu với cơ quan BHXH hàng tháng.
- Xử lý hồ sơ, chế độ liên quan tới quyền lợi người lao động:
- Chế độ ốm đau, thai sản
- Cập nhật mức lương cơ bản hàng năm
- Xử lý chốt sổ, tách đóng cho NLĐ nghỉ việc.
Báo cáo
- Báo cáo tổng hợp chi phí hành chính theo quý.
- Báo cáo tình hình thực hiện công việc hàng tuần / tháng
Phạm vi công việc
– Triển khai các thủ tục hành chính, nhân sự sau khi được Trưởng phòng HCNS phê duyệt.
– Quản lý và chịu trách nhiệm về giấy tờ, tài sản của công ty.
– Thực hiện công việc theo yêu cầu của trưởng phòng.
2. YÊU CẦU CÔNG VIỆC:
- Giới tính: Không yêu cầu
- Bằng cấp: Cao đẳng/ Đại học
- Kinh nghiệm: 1 năm ở vị trí tương đương
- Kỹ năng:
– Sử dụng thành thạo các phần mềm hỗ trợ văn phòng (Words, Excel, PowerPoint, Gmail, Drive)
– Kỹ năng hành chính văn phòng cơ bản
- Kiến thức chuyên môn:
– Quản trị nhân sự
– Luật lao động
- Thái độ: Trung thực, chân thành, cẩn thận
- Yêu cầu khác: Có laptop cá nhân, chủ động phương tiện đi lại
3. QUYỀN LỢI:
- Thu nhập: 8 – 13 triệu/tháng
- Môi trường làm việc năng động, quản trị theo mô hình mục tiêu OKRs
- Được đóng BHXH, hỗ trợ tiền ăn trưa và các khoản phụ cấp khác
- Du lịch 1 năm/lần cùng công ty
- Thưởng theo quy định của công ty.
4. THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- Địa điểm làm việc : 25 Nam Đồng, Phường Nam Đồng, Quận Đống Đa, Hà Nội
- Hình thức làm việc: Từ thứ 2 đến Thứ 6: 8h30 đến 17h30
- Tải CV mẫu của SEONGON có kèm ảnh chân dung TẠI ĐÂY, điền & gửi về địa chỉ: tuyendung@seongon.com – Tiêu đề “Vị trí ứng tuyển – Họ tên”
- Liên hệ: Ms. Ngọc Linh – P. Nhân Sự: 0369947667
